Cómo organizar un Archerytag sin improvisar

Un Archerytag necesita más que arcos y flechas de espuma: hay que coordinar el terreno, los equipos, la seguridad y los tiempos. Empieza cerrando la lista de participantes y reservando tanto el lugar como el material de tiro. Después define los equipos, prepara las zonas de juego y comunica con antelación la ruta, el aparcamiento y el programa. El día del evento, comprueba el recinto antes de montar, revisa todo el material y deja una persona pendiente de los tiempos y las señales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de participantes
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Reservar el lugar
6
Reservar el equipo de tiro con arco
7
Confirmar los acuerdos de catering
8
Preparar la distribución de equipos
9
Enviar el programa a los participantes
10
Comprobar el pronóstico del tiempo
11
Confirmar número de participantes
12
Finalizar la distribución del equipo
13
Hacer la compra
2 personas
14
Recoger el material de alquiler
2 personas
15
Guardar el catering en frío
2 personas
16
Comprobar los materiales
2 personas
17
Indicar la ruta y el aparcamiento

Evento

18
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
19
Cerrar el recinto
3 personas
20
Montar las carpas
4 personas
21
Colocar mesas y sillas
3 personas
22
Delimitar las zonas de juego
4 personas
23
Colocar obstáculos
4 personas
24
Preparar el equipo de tiro con arco
3 personas
25
Colgar los marcadores
2 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
28
Montar la mesa de recepción
2 personas
29
Registrar la asistencia
2 personas
30
Dar la bienvenida a los participantes
31
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
32
Explicar los equipos y las reglas del juego
2 personas
33
Repartir material de protección
3 personas
34
Guiar la ronda de prueba
3 personas
35
Guiar las rondas de competición
4 personas
36
Recoger flechas
3 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Servir aperitivos
2 personas
39
Preparar el bufé de cena
3 personas
40
Servir la cena
3 personas
41
Guiar la ronda final
4 personas
42
Procesar el resultado final
43
Anunciar a los ganadores
44
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

45
Reunir el equipo de tiro con arco
3 personas
46
Desmontar el recinto
4 personas
47
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
48
Lavar la vajilla
2 personas
49
Recoger la basura
2 personas
50
Limpiar el recinto
3 personas
51
Devolver los materiales
2 personas
52
Limpiar neveras portátiles
53
Recoger el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Arcos de Archerytagcant. 24
Flechas de espumacant. 120
Mascarillascant. 30
Coderascant. 30
Petos de equipocant. 30
Obstáculos inflablescant. 12
Redes de porteríacant. 2
Conoscant. 30
Silbatoscant. 4
Cronómetroscant. 3
Marcadorescant. 3
Cinta de señalizacióncant. 4
Estacas de suelocant. 24
Rollos de cuerdacant. 4
Carcaj de repuestocant. 6

Equipo

Walkie-talkiescant. 4
Altavoz portátil
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Platos reutilizablescant. 40
Cubiertos reutilizablescant. 40

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharones de servircant. 6
Tijerascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 4
Dispensadores de gel hidroalcohólicocant. 4
Cubos de limpiezacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el número de participantes antes de repartir los equipos. Haz una confirmación final unos días antes para ajustar petos, mascarillas, arcos y flechas de espuma, y detectar bajas de última hora.
Reserva el lugar y el material de Archerytag con varias semanas de margen. Confirma por escrito qué incluye el alquiler y cuándo puedes recoger o devolver el equipo.
Revisa la seguridad del recinto antes de colocar obstáculos. Delimita la zona de juego con conos, cinta, estacas y cuerda, y comprueba que las redes de portería estén bien fijadas para detener las flechas.
Envía el programa y las indicaciones de ruta y aparcamiento al menos 3 días antes. Incluye la hora de llegada, el tiempo previsto para formar equipos y cuándo empezará la primera partida.
Prepara una zona de descanso separada del juego. Monta las carpas, mesas y sillas, guarda el catering en frío y deja baterías externas, walkie-talkies y un altavoz disponibles antes de recibir al grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Archerytag?: Empieza al menos 3 o 4 semanas antes para reservar el lugar y el equipo. Envía las invitaciones con tiempo suficiente para cerrar participantes y preferencias dietéticas, y confirma el número definitivo unos días antes.
¿Cuándo hay que preparar el campo de Archerytag?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para montar carpas, mesas, obstáculos, redes, marcadores y zonas delimitadas. Haz una revisión final del campo y del material antes de que llegue el grupo.
¿Cuántas flechas de espuma y mascarillas hacen falta por persona?: Prepara como mínimo una mascarilla y un peto por participante, además de un arco y varias flechas de espuma utilizables por jugador. Añade material de repuesto para cubrir pérdidas, roturas o equipos que fallen durante las partidas.
¿Cuándo hay que confirmar la previsión del tiempo para un Archerytag?: Compruébala 48 horas antes y vuelve a revisarla la misma mañana. Si el evento es al aire libre, decide con antelación qué harás con las carpas, el catering y el programa si cambia el tiempo.

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