Archerytag organiseren: zo pak je het aan
Een geslaagde archerytagdag staat of valt met een geschikt terrein, goed gecontroleerd materiaal en een planning die ruimte laat voor uitleg en wissels. Begin enkele weken vooraf met de deelnemerslijst, locatie en reservering van de archerytagequipement. Regel daarna dieetwensen, catering, teamindeling en praktische informatie over route en parkeren. Op de dag zelf controleer je eerst de veiligheid, zet je de velden uit en leg je de bogen, foampijlen, maskers en scoreborden klaar voordat de deelnemers arriveren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Deelnemerslijst opstellen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Locatie reserveren
- 6
Archerytagequipement reserveren
- 7
Cateringafspraken bevestigen
- 8
Teamindeling voorbereiden
- 9
Programma naar deelnemers sturen
- 10
Weersverwachting controleren
- 11
Deelnemersaantal bevestigen
- 12
Teamindeling afronden
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Huurmaterialen ophalen
2 personen
- 15
Catering gekoeld opslaan
2 personen
- 16
Materialen controleren
2 personen
- 17
Route en parkeren doorgeven
Event
- 18
Terrein op veiligheid controleren
2 personen
- 19
Terrein afzetten
3 personen
- 20
Partytenten opbouwen
4 personen
- 21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 22
Spelvelden uitzetten
4 personen
- 23
Obstakels plaatsen
4 personen
- 24
Archerytagequipement klaarleggen
3 personen
- 25
Scoreborden ophangen
2 personen
- 26
Dranken koud zetten
2 personen
- 27
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
- 28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 29
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 30
Deelnemers welkom heten
- 31
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 32
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
- 33
Beschermingsmateriaal uitdelen
3 personen
- 34
Oefenronde begeleiden
3 personen
- 35
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
- 36
Pijlen verzamelen
3 personen
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Hapjes serveren
2 personen
- 39
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 40
Diner serveren
3 personen
- 41
Finaleronde begeleiden
4 personen
- 42
Eindstand verwerken
- 43
Winnaars bekendmaken
- 44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 45
Archerytagequipement verzamelen
3 personen
- 46
Spelterrein afbreken
4 personen
- 47
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
- 48
Servies afwassen
2 personen
- 49
Afval verzamelen
2 personen
- 50
Terrein schoonmaken
3 personen
- 51
Materialen terugbrengen
2 personen
- 52
Koelboxen reinigen
- 53
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Archerytagbogenaantal 24
- Foampijlenaantal 120
- Gezichtsmaskersaantal 30
- Armbeschermersaantal 30
- Teamhesjesaantal 30
- Opblaasbare obstakelsaantal 12
- Doelnettenaantal 2
- Pionnenaantal 30
- Fluitjesaantal 4
- Stopwatchesaantal 3
- Scorebordenaantal 3
- Markeerlintaantal 4
- Grondpennenaantal 24
- Touwrollenaantal 4
- Reservepijlenkokeraantal 6
Apparatuur
- Portofoonsaantal 4
- Draagbare speaker
- Powerbanksaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 40
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerlepelsaantal 6
- Scharenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handgelpompenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het terrein en de archerytagequipement minstens 3 tot 4 weken vooraf. Controleer meteen of het terrein groot genoeg is voor de spelvelden, obstakels en een aparte plek voor ontvangst en catering.
- Stuur het programma, de route en parkeerinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Vermeld ook wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn, zodat je 15 tot 20 minuten overhoudt voor uitleg en het uitdelen van teamhesjes.
- Maak de teamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten, idealiter 3 tot 5 dagen voor het event. Houd rekening met afmeldingen en zorg dat elk team herkenbaar is met teamhesjes.
- Controleer op de dag zelf alle bogen, foampijlen, gezichtsmaskers en armbeschermers voordat iemand het veld op gaat. Leg een reservepijlenkoker klaar en wijs één persoon aan voor materiaaluitgifte en terugname.
- Zet het terrein minimaal 60 minuten voor de start veilig klaar: plaats markeerlint en grondpennen, controleer obstakels en doelnetten, en hang scoreborden op. Regel bij buitengebruik ook partytenten, koelboxen en verlichting voor wachtruimtes en catering.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je archerytag reserveren?
- Reserveer de locatie en het archerytagmateriaal bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. In drukke periodes is 6 weken veiliger, zodat je nog keuze hebt in datum, terrein en materiaal.
- Hoeveel tijd heb je nodig om archerytag op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor het terrein, de partytenten, tafels, obstakels, doelnetten en spelvelden. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor materiaalcontrole en de deelnemersuitleg.
- Wat moet je meenemen naar archerytag?
- Zorg in elk geval voor bogen, foampijlen, gezichtsmaskers, armbeschermers, teamhesjes, obstakels, doelnetten, pionnen en scoreborden. Neem ook reservepijlen, drinkbekers, koelboxen en powerbanks mee; juist die praktische zaken worden vaak vergeten.
- Wanneer maak je de teamindeling voor archerytag?
- Maak een voorlopige indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn en rond die 3 tot 5 dagen voor het event af. Zo kun je afmeldingen verwerken en de definitieve teams tegelijk met het programma versturen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!