Eine Arbeitswoche Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Arbeitswoche entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst das Wochenprogramm und die Teilnehmerzahl fest, bevor du Gruppen, Räume, Betreuung und Transport planst. Danach folgen Arbeitsaufträge, Lernmaterialien, Reservierungen und Einkäufe. Kurz vor dem Start prüfst du Technik und Material und bereitest jeden Raum so vor, dass die Gruppen ohne Suchen beginnen können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wochenprogramm festlegen
3 Personen
2
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
7
Gruppen einteilen
3 Personen
8
Betreuer den Gruppen zuordnen
2 Personen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Transport bestätigen
11
Arbeitsaufträge sammeln
3 Personen
12
Lernmaterialien kopieren
2 Personen
13
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
14
Ablaufpläne verteilen
2 Personen
15
Räume zuweisen
2 Personen
16
Einkäufe bestellen
2 Personen
17
Technik testen
2 Personen
18
Materialien prüfen
3 Personen
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Einkäufe abholen
2 Personen
21
Räume vorbereiten
4 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Materialien pro Gruppe bereitlegen
3 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen

Event

25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
27
Teilnehmer registrieren
3 Personen
28
Namensschilder verteilen
2 Personen
29
Programm vorstellen
2 Personen
30
Gruppen zu den Räumen begleiten
5 Personen
31
Arbeitsaufträge verteilen
5 Personen
32
Workshops betreuen
8 Personen
33
Pausengetränke servieren
3 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
36
Mittagessen servieren
5 Personen
37
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
38
Nachmittagsprogramm betreuen
8 Personen
39
Arbeitsergebnisse sammeln
4 Personen
40
Tagesabschluss begleiten
3 Personen
41
Tagesmaterialien verstauen
4 Personen
42
Arbeitsbereiche sauber hinterlassen
5 Personen
43
Tagesprogramm wiederholen
2 Personen
44
Gruppenmaterialien verteilen
4 Personen
45
Projektaufgaben betreuen
8 Personen
46
Mittagessen servieren
5 Personen
47
Nachmittagsaktivitäten begleiten
8 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Zwischenergebnisse kontrollieren
4 Personen
50
Arbeitsräume reinigen
5 Personen
51
Präsentationen vorbereiten
6 Personen
52
Präsentationen betreuen
6 Personen
53
Pausen betreuen
3 Personen
54
Mittagessen servieren
5 Personen
55
Feedbackformulare verteilen
3 Personen
56
Abschlusspräsentationen vorbereiten
5 Personen
57
Abschlusspräsentationen begleiten
7 Personen
58
Mittagessen und Getränke servieren
5 Personen
59
Ausstellungsraum einrichten
5 Personen
60
Werkstücke ausstellen
6 Personen
61
Abschlussbesprechung begleiten
4 Personen
62
Zertifikate verteilen
3 Personen

Nachbereitung

63
Restmaterialien sortieren
4 Personen
64
Materialien zurückbringen
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
4 Personen
66
Räume reinigen
6 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Nicht verwendete Einkäufe zurückbringen
2 Personen
71
Endabrechnung bearbeiten
2 Personen
72
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
TischeAnz. 8
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

TellerAnz. 45
Tiefe TellerAnz. 10
TassenAnz. 45
TrinkgläserAnz. 50
GabelnAnz. 50
MesserAnz. 50
LöffelAnz. 50
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
SchüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 3
OfenhandschuheAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 12
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 15
USB-SticksAnz. 8
Laminiergerät
LaminierhüllenAnz. 100

Schulmaterial

NotizblöckeAnz. 40
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 40
RadiergummisAnz. 40
LinealeAnz. 40
StifteAnz. 12
MarkerAnz. 24
BuntstifteAnz. 12
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 30
PapierAnz. 1000
BuntpapierAnz. 500
KartonbögenAnz. 100
KlebebandAnz. 12
Post-itsAnz. 24
WhiteboardmarkerAnz. 24
Flipchart-BlöckeAnz. 6
NamensschilderAnz. 45
KlemmbretterAnz. 12

Dekoration

WimpelAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 6
BallonsAnz. 60
PfeilschilderAnz. 12
PräsentationspaneeleAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wochenprogramm spätestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Einladungen, Anmeldungen, Gruppen und Betreuer verlässlich koordinieren.
Erfasse Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen direkt mit der Anmeldung. Prüfe die offenen Rückmeldungen 14 Tage vor Beginn, damit Einkäufe und Reservierungen nicht zu spät angepasst werden.
Plane Räume und Gruppen gemeinsam: Weise jeder Gruppe einen Raum, einen Betreuer und einen vollständigen Materialsatz zu. Lege Arbeitsblätter und Lernmaterialien mindestens 3 Werktage vorher bereit.
Teste Laptops, Beamer, Projektionsleinwände und Lautsprecher nicht erst am ersten Morgen. Führe den Techniktest spätestens am Vortag durch und halte für jede Gruppe einen analogen Ablaufplan bereit.
Bereite die Verpflegung nach dem Raumaufbau vor: Tassen, Trinkgläser, Geschirr sowie Kaffee- und Teezubehör sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereitstehen. Rechne pro Person mit mindestens einer Tasse und einem Trinkglas pro Programmtag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Arbeitswoche organisieren?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit dem Wochenprogramm, der Teilnehmerliste und den Einladungen. Zwei Wochen vor dem Start sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einverständniserklärungen, Gruppen und Transport weitgehend geklärt sein.
Wann sollte man die Gruppen für eine Arbeitswoche einteilen?: Teile die Gruppen spätestens 10 bis 14 Tage vor Beginn ein, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Weise gleichzeitig die Betreuer und Räume zu, damit Arbeitsaufträge und Materialien passend vorbereitet werden können.
Wann müssen Arbeitsblätter und Lernmaterialien fertig sein?: Kopiere Arbeitsblätter und stelle die Lernmaterialien mindestens 3 Werktage vor Beginn zusammen. Lege für jede Gruppe einen vollständigen Satz bereit, statt Material erst am Veranstaltungstag zu sortieren.
Was sollte man am Tag vor der Arbeitswoche prüfen?: Prüfe am Vortag Technik, Räume, Mobiliar und Materialien in einem Rundgang von etwa 60 Minuten. Stelle Tische und Stühle auf, bereite Namensschilder sowie Gruppenmaterial vor und bestätige, dass Einkäufe und Transport angekommen sind.

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