Aperitifkonzert: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung

Für ein Aperitifkonzert brauchst du mehr als Getränke und kleine Snacks: Gläser, Serviergeschirr, Sitzgelegenheiten und funktionierende Tontechnik müssen rechtzeitig bereitstehen. Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas ein, bei Sekt zusätzlich ein Champagnerglas. Bestelle Getränke früh genug und erledige frische Einkäufe erst kurz vor dem Termin. Diese Liste hilft dir, typische Engpässe bei Empfang, Konzert und anschließendem Aperitif zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
StühleAnz. 90
Empfangstisch
HockerAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
NotenständerAnz. 6
MusikerstühleAnz. 6
DI-BoxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 3
Laptop

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
LED-FlutlichterAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 50
TortenplattenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkaraffenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenhalterAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
NamensschilderAnz. 90

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Prosecco - 18 Flaschen
- Alkoholfreier Sekt - 6 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Spezialbier - 48 Flaschen
- Pils - 72 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 18 Flaschen
- Stillwasser - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Zitronen - 3 Kilo
- Limetten - 2 Kilo
- Münze - 8 Bündel
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Kaffee - 2 Kilo
- Teesortiment - 4 Kartons
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Honig - 2 Gläser
- Baguettes - 20 Stück
- Toast - 12 Packungen
- Cracker - 8 Packungen
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Ziegenkäse - 1,5 Kilo
- Alter Käse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Oliven-Tapenade - 1 kilo
- Pesto - 6 Gläser
- Parmaschinken - 1,5 Kilo
- Salami - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Staudensellerie - 8 Stauden
- Trauben - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Äpfel - 4 Kilo
- Nussmix - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 6 Tüten
- Oliven - 3 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilo
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Gefüllte Blätterteig-Snacks - 180 Stück
- Falafelbällchen - 150 Stück
- Satésauce - 3 Liter
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Papierhandtücher - 8 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 6 Paar
- Müllsäcke - 60 Stück
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Flüssigseife - 4 Flaschen

Tipps

Rechne für den Empfang mit zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde und bestelle Wasser zusätzlich. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden; frische Kräuter, Obst und empfindliche Snacks kommen erst am Veranstaltungstag dazu.
Plane Gläser nicht nur nach der Gästezahl: Halte mindestens 10 Prozent Reserve bei Wein-, Wasser- und Champagnergläsern bereit. So musst du während des Konzerts nicht spülen oder Gäste warten lassen.
Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen und alle Kabel mindestens einen Tag vorher. Lege Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und Gaffer Tape sichtbar bei der Technik ab, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
Stelle Empfangstisch, Cocktailtische und Buffetische vor dem Einlass auf. Für Musikerstühle, Notenständer und Hocker brauchst du eine freie Fläche, damit Instrumententransport und Auftritt nicht durch den Gästebereich führen.
Drucke Besucherliste, Namensschilder, Menükarten und Wegweiser spätestens am Vortag. Prüfe außerdem, ob Tortenplatten, Servierschalen, Teller und Bestecksets in ausreichender Zahl sauber und einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Aperitifkonzert?: Plane pro Gast mindestens ein Weinglas und ein Wasserglas ein. Wenn Sekt ausgeschenkt wird, kommt ein Champagnerglas hinzu; mit 10 Prozent Reserve bist du bei Bruch oder Nachschub gut abgesichert.
Wann sollte ich die Getränke für ein Aperitifkonzert kaufen?: Haltbare Getränke kannst du etwa eine Woche vorher bestellen oder einkaufen. Kühlgetränke kommen spätestens am Vortag in den Kühlschrank, damit sie zum Einlass servierfertig sind.
Wie viele Snacks brauche ich pro Person?: Für einen Aperitif von etwa 60 bis 90 Minuten sind ungefähr 6 bis 8 kleine Häppchen pro Person ein brauchbarer Richtwert. Bei einem längeren Programm oder ohne anschließende Mahlzeit solltest du mehr einplanen.
Wann muss ich die Tontechnik für ein Aperitifkonzert prüfen?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel mindestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag genügt dann ein kurzer Funktionstest, bevor die Gäste eintreffen.

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