Aperitifkonzert: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Aperitifkonzert brauchst du mehr als Wein und kleine Häppchen: Getränke müssen während Programm und Pausen schnell nachgereicht werden, Kaffee und Tee brauchen eigene Kannen, und für Musiker sowie Technik darf nichts im Bühnenbereich fehlen. Diese Einkaufsliste hilft dir, Getränke, Snacks, Geschirr und Ausstattung passend zur Gästezahl zu planen. Rechne mit den Mengen pro Person und passe sie an die Dauer des Konzerts und die Zahl der Pausen an.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12
KaffeekannenAnz. 3
TeekannenAnz. 2
WasserkannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ScherenAnz. 2

Catering

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Einkäufe
- Prosecco - 18 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Pils - 4 Kisten
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 3 Flaschen
- Ingwerbier - 3 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 12 Stück
- Limetten - 12 Stück
- Kaffee - 3 Packungen
- Teebeutel - 2 Dosen
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Mineralwasser - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Säcke
- Baguettes - 15 Stück
- Toast - 12 Packungen
- Cracker - 8 Packungen
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Gouda-Käse - 2 Kilogramm
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Mini-Quiches - 180 Stück
- Gefüllte Blätterteig-Snacks - 180 Stück
- Vegetarische Häppchen - 120 Stück
- Vegane Häppchen - 60 Stück
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Torte - 4 Torten
- Kekse - 8 Packungen
- Servietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Geschirrtücher - 12 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
NotenständerAnz. 12
KabelmattenAnz. 6

Dekoration

TischläuferAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
BesensetsAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und halte einen Teil der Getränke gekühlt in Kühlboxen oder im Kühlraum.
Kaufe bei einem zweistündigen Aperitifkonzert etwa 150 bis 200 Gramm Snacks pro Person ein. Teile herzhafte Häppchen, Kuchen und Gebäck auf mehrere Servierschalen und Platten auf, damit in der Pause kein Stau entsteht.
Rechne pro Person mit mindestens einem Weinglas, einem Wasserglas und einem Teller sowie einem Besteckset. Bei Selbstbedienung brauchst du zusätzlich ungefähr ein Servierbesteck je Speise und zwei bis drei zusätzliche Gläser pro zehn Gäste.
Plane Kaffee und Tee für etwa 25 bis 40 Prozent der Gäste ein. Pro zehn Kaffeetrinker reicht eine Kaffeekanne oder Thermoskanne mit rund 1,5 Litern; für Tee solltest du eine separate Teekanne und heißes Wasser bereitstellen.
Prüfe die Tontechnik spätestens am Vortag und teste Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult mit angeschlossenen Verlängerungskabeln. Lege Instrumente, Notenständer und Mikrofonständer vor dem Einlass an ihren Platz, damit die Pause nicht zur Aufbauzeit wird.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Aperitifkonzert?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Person und Stunde. Wasser kommt zusätzlich dazu; bei zwei Stunden sind insgesamt ungefähr drei bis vier Getränke pro Gast ein brauchbarer Richtwert.
Wie viel Essen brauche ich für ein Aperitifkonzert?: Plane bei einem Konzert mit Getränken und kleinen Häppchen etwa 150 bis 200 Gramm Essen pro Person ein. Bei mehr als zwei Stunden oder nur kurzen Pausen solltest du die Menge um etwa 20 Prozent erhöhen.
Wie viele Gläser und Teller brauche ich?: Kalkuliere mindestens je ein Wein- und Wasserglas sowie einen Teller pro Person. Lege zusätzlich zwei bis drei Ersatzgläser je zehn Gäste bereit, weil Gläser während des Konzerts nicht immer sofort gespült werden können.
Wann muss ich Getränke und Snacks für das Aperitifkonzert vorbereiten?: Stelle die Getränke mindestens vier Stunden vorher kalt und fülle Eisbehälter kurz vor dem Einlass. Bereite Snacks am selben Tag vor und richte empfindliche Speisen spätestens 30 Minuten vor Beginn auf Platten und Schalen an.

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