Einkaufsliste für deine Abschlussfeier

Für eine Abschlussfeier brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Gläser, Sitzplätze, Kühlung und Ausstattung für Reden und Musik müssen bereitstehen. Plane die Mengen anhand der endgültigen Gästeliste und kaufe haltbare Produkte frühzeitig ein. Frische Speisen und gekühlte Getränke holst du möglichst am selben Tag. Diese Liste hilft dir, Buffet, Getränketisch, Empfang und Aufräumen ohne Last-Minute-Einkäufe vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

LongdrinkgläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6
KaraffenAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 50
Ballonpumpe
GirlandenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und Kehrblech
Wischmopp und Eimer
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Pils - 72 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 3 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 8 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilogramm
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 10 Stück
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Baguettes - 8 Stück
- Miniwraps - 40 Stück
- Frischkäse - 6 Becher
- Hummus - 6 Schalen
- Brie - 1,5 Kilogramm
- Junger Käse - 1,5 Kilogramm
- Feine Wurstwaren - 1,5 Kilogramm
- Geräucherter Lachs - 500 Gramm
- Gurken - 6 Stück
- Paprika - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Trauben - 2 Kilogramm
- Äpfel - 30 Stück
- Oliven - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Nussmix - 4 Beutel
- Salsa - 4 Gläser
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 1 Glas
- Butter - 500 Gramm
- Kräuterfrischkäse - 4 Becher
- Mini-Brownies - 60 Stück
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Papierservietten - 200 Stück
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Müllsäcke - 30 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück

Tipps

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Bier, Wein und Longdrinks brauchen unterschiedliche Gläser – plane je nach Angebot mindestens ein Glas pro Gast plus etwa 10 Prozent Reserve.
Plane pro eingeladenem Gast einen Teller, ein Besteckset und eine Serviette ein; bei einem Buffet sind fünf bis zehn zusätzliche Gedecke sinnvoll. Servierschalen und Servierzangen werden oft vergessen, obwohl mehrere Speisen gleichzeitig ausgegeben werden.
Kühle Getränke nicht erst beim Eintreffen der Gäste: Fülle Kühlboxen und Eiswürfelbehälter mindestens zwei Stunden vorher. Kühlelemente und zusätzliche Eiswürfel helfen, wenn der Kühlschrank nicht für alle Flaschen und Karaffen reicht.
Prüfe vor dem Aufbau, ob für Musik und Mikrofon genügend Stromanschlüsse vorhanden sind. Zwei Verlängerungskabel, ein getesteter Bluetooth-Lautsprecher und ein Mikrofon verhindern, dass die Rede oder die Musik erst während des Empfangs eingerichtet werden muss.
Kaufe Dekoration und Befestigungsmaterial spätestens einige Tage vorher. Ballonpumpe, Klebestreifen, Tischdecken und Namensschilder fehlen besonders häufig; Ballons und Girlanden solltest du erst am Veranstaltungstag aufhängen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Abschlussfeier?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast bereit; bei warmem Wetter solltest du mehr einplanen.
Wie viele Gläser und Teller brauche ich pro Gast?: Plane mindestens ein Trinkglas, einen Teller und ein Besteckset pro Person sowie 10 Prozent Reserve. Wenn Gläser nicht zwischendurch gespült werden, rechne bei einer mehrstündigen Feier mit zwei bis drei Gläsern pro Gast.
Wann sollte ich für die Abschlussfeier einkaufen?: Haltbare Lebensmittel, Getränke, Dekoration und Einweg- oder Ersatzmaterial besorgst du am besten drei bis fünf Tage vorher. Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher; Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Beginn gekühlt werden.
Was wird bei einer Abschlussfeier beim Einkauf oft vergessen?: Häufig fehlen Servierzangen, Karaffen, Eiswürfel, Kühlelemente, Verlängerungskabel und Klebestreifen. Kontrolliere diese Dinge spätestens am Vortag und stelle für Buffet, Getränketisch, Musik und Dekoration jeweils eine eigene Kiste bereit.

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