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Abschlussbrunch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Abschlussbrunch wirkt entspannt, braucht aber mehrere Vorbereitungsstufen. Zuerst klärst du Gästeliste, Ernährungswünsche, Location und Catering; danach folgen Tischordnung, Mietmaterialien und Einkauf. In den letzten 24 Stunden geht es vor allem um Kühlprodukte, Getränke, Buffet und warme Speisen. Diese Checkliste führt dich durch die 59 Aufgaben und hilft dir, Dinge wie Allergiekennzeichnung, Kaffeekannen oder genügend Sitzplätze nicht bis zur letzten Minute aufzuschieben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Tischordnung erstellen

  • Location reservieren

  • Catering-Absprachen bestätigen

  • Mietmaterialien bestätigen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Brot und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Eier kochen und pellen

  • Joghurtbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Warme Gerichte zubereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Allergene separat kennzeichnen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Besteck auslegen

  • Gläser bereitstellen

  • Servietten falten

    2 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommensschild aufstellen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Letzte Buffetkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Brunchbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Brunchbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Schmutziges Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Abschiedsmoment begleiten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher kühlen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BiertischeAnz. 6
  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 60

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • EsslöffelAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • ServierbesteckAnz. 16

Küche

  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • Servierschalen für SalateAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 5
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • KaffeethermoskannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhalteplattenAnz. 4
  • InduktionskochplattenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • PowerbanksAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • TischläuferAnz. 10
  • VasenAnz. 10
  • KunstblumenAnz. 10
  • LichterkettenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • KreidetafelnAnz. 6
  • TischnummernAnz. 10
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Brunch ab. Erst dann lassen sich Catering, Tischordnung und Mengen für Teller, Gläser und Stühle zuverlässig festlegen.
  • Bestätige Location, Catering und Mietmaterialien mindestens 10 bis 14 Tage vorher. Prüfe dabei ausdrücklich Buffetische, Biertische, Klapptische, Stühle und einen Garderobenständer.
  • Erledige den Großeinkauf am Vortag und hole frische Produkte erst am Veranstaltungstag ab. Kühlprodukte gehören direkt in Kühlboxen oder Kühlschränke; Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn kalt stehen.
  • Bereite Obst, Salate, Eier, Joghurtbuffet sowie Brot und Belag am Morgen mit einem festen Ablauf vor. Plane für Kaffee und Tee mindestens 30 Minuten Vorlauf ein, damit die ersten Gäste nicht warten.
  • Kennzeichne Allergene separat und stelle Servierbesteck zu jeder Schale und Platte. Kontrolliere vor dem Einlass außerdem, ob Dinner-Teller, Dessertteller, Kaffeetassen, Wassergläser und Besteck für alle Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Abschlussbrunch planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Brunch feststehen.
Was muss ich für einen Abschlussbrunch am Vortag vorbereiten?
Am Vortag erledigst du den Einkauf, stellst Getränke kalt und kontrollierst Kühlprodukte sowie Mietmaterialien. Obst, Salate und Eier kannst du teilweise vorbereiten; Brot und empfindliche frische Produkte kommen erst am Veranstaltungstag auf den Tisch.
Wie viele Teller und Gläser brauche ich für einen Abschlussbrunch?
Plane pro Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und eine Kaffeetasse ein. Rechne bei Geschirr und Besteck zusätzlich mit etwa 10 Prozent Reserve, besonders wenn nicht nach jedem Gang gespült wird.
Wann sollte Kaffee beim Abschlussbrunch fertig sein?
Bereite Kaffee und Tee etwa 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste vor. Halte Kaffee in Thermoskannen und Tee in Teekannen bereit; so bleibt die Ausgabe auch bei vielen Anmeldungen übersichtlich.

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