Was du für ein Abschiedskonzert brauchst

Für ein Abschiedskonzert brauchst du neben Getränken und Snacks vor allem eine vollständige technische und organisatorische Ausstattung. Plane Sitzplätze, Garderobe und Abfallbehälter passend zur bestätigten Gästeliste. Für Bühne und Ton müssen Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und Monitore zusammenpassen. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Dinge rechtzeitig zu erkennen und Getränke, Catering sowie Technik vor dem Veranstaltungstag vorzubereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
BühnenelementeAnz. 8
PulteAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

Musikmixer
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
Videoprojektor
Projektionsleinwand
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
Fotowand
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
BilderrahmenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
KleiderhakenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierplattenAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
ReinigungsflaschenAnz. 6

Catering

NamensschilderAnz. 180
ProgrammeAnz. 180
ServiettenAnz. 400
GetränkespenderAnz. 4
KaffeefilterAnz. 100
Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 12 Stück
- Stilles Wasser - 48 Flaschen
- Sprudelwasser - 48 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 72 Fläschchen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 10 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 12 Becher
- Schinken - 2 Kilo
- Salami - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Gurke - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 60 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzige Nüsse - 8 Tüten
- Oliven - 8 Gläser
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Ketchup - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Pesto-Dressing - 3 Flaschen
- Pastasalat - 12 Kilo
- Rohkostsalat - 8 Kilo
- Grüner Salat - 8 Kilo
- Kartoffelsalat - 8 kilo
- Vegetarische Quiche - 12 Stück
- Mini-Pizzen - 180 Stück
- Vegetarische Wraps - 100 Stück
- Vegane Wraps - 40 Stück
- Hähnchenspieße - 150 Stück
- Falafelbällchen - 150 Stück
- Reis - 8 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Pastasauce - 12 Gläser
- Parmesan - 1 kilo
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Pfeffer – 2 Dosen
- Salz - 2 Packungen
- Olivenöl - 3 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Brötchen für Dessert - 160 Stück
- Brownies - 160 Stück
- Mini-Gebäck - 160 Stück
- Sahne - 12 Sprühdosen
- Veganes Schokoladenmousse - 30 Portionen
- Servietten extra - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz oder Stehbereich ein und ergänze einige Klappstühle für ältere Gäste oder längere Programmpunkte. Prüfe außerdem, ob für Bühne, Pulte und Barhocker genug Stellfläche bleibt.
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle sie spätestens am Vormittag der Veranstaltung. Stelle zusätzlich Wasser bereit, besonders für Musiker, Moderation und Technikteam.
Lege pro Gast ein Trinkglas und bei Catering mindestens einen Teller sowie ein Besteckset bereit. Für Kaffee und Tee brauchst du außerdem Tassen, Kannen und Servierlöffel – diese Dinge werden bei Selbstbedienung häufig erst kurz vor Beginn vermisst.
Stimme die Tonliste vor dem Abholen der Technik mit dem Künstlerprogramm ab: Anzahl der Mikrofone, DI-Boxen, Monitorwege, XLR- und Jackkabel sowie Verlängerungskabel müssen zur Bühne passen. Sichere Kabel in Kabelkanälen, bevor Gäste den Veranstaltungsort betreten.
Bereite Namensschilder und gedruckte Programme nicht erst am Einlass vor. Lege sie am Vortag sortiert bereit und prüfe vor dem Aufschließen des Ortes Schlüssel, Zugangsweg, Stromanschlüsse und den Platz für Garderobenständer und Abfallbehälter.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Abschiedskonzert?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro weiterer Stunde. Zusätzlich sollte für jede auftretende Person und die Moderation jederzeit Wasser bereitstehen.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Abschiedskonzert?: Rechne pro Gast mit mindestens einem Wasserglas, einem Teller und einem Besteckset. Bei einem Empfang mit Nachschub sind 1,5 bis 2 Gläser pro Person sinnvoll; für Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich eine Tasse pro gleichzeitig erwarteter Person.
Welche Tontechnik wird für ein Abschiedskonzert benötigt?: Mindestens Lautsprecher, einen Musikmixer, Mikrofone, Mikrofonständer, Bühnemonitore, passende XLR- oder Jackkabel und Verlängerungskabel. Die genaue Anzahl hängt vom Künstlerprogramm ab und sollte spätestens 7 Tage vorher mit den auftretenden Musikern bestätigt werden.
Wann sollte ich Technik und Catering für das Abschiedskonzert organisieren?: Reserviere Catering und bestätige Fotograf sowie Moderation möglichst 2 bis 4 Wochen vorher. Hole die Technik spätestens am Veranstaltungstag mit ausreichend Vorlauf ab, damit Aufbau, Kabelsicherung und ein Soundcheck vor dem Einlass möglich sind.

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