Checklist para organizar un mercado navideño nocturno

Un mercado navideño nocturno necesita más coordinación que un mercadillo diurno: los puestos, la iluminación, la electricidad y la comida caliente deben estar listos al mismo tiempo. Esta checklist reúne 74 tareas y 57 artículos para avanzar en orden, desde reservar el lugar hasta enfriar los productos refrigerados. También te ayuda a cerrar a tiempo los permisos, las inscripciones, los pagos y el reparto de voluntarios. Consulta el pronóstico y define una alternativa antes de publicar el programa definitivo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Reservar puestos y carpas
Contactar a los proveedores
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
Fijar precios de venta
2 personas
Definir el método de pago
2 personas
Preparar el efectivo
Confirmar entregas
Asignar voluntarios
2 personas
Compartir el horario de trabajo
Elaborar el programa
2 personas
Crear lista de reproducción
Pedir la compra
Comprobar el pronóstico del tiempo
Determinar un escenario meteorológico alternativo
2 personas
Publicar el mensaje promocional
Comprobar el inventario
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar vino caliente
2 personas
Preparar sopa
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas y puestos
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Asegurar los cables
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar los carteles de venta
2 personas
Preparar la vajilla y los vasos
3 personas
Distribuir la comida entre los puestos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Calentar el vino caliente y la leche con chocolate
2 personas
Calentar la sopa
2 personas
Probar las cajas registradoras
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender las cajas
4 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir sopa y pan
3 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Controlar la música
Comprobar la iluminación
Contar el inventario
2 personas
Gestionar los últimos pedidos
4 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Enfriar los alimentos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar los puestos
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar tiendas y puestos
6 personas
Devolver el mobiliario
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Faroles LEDcant. 12
Velas LEDcant. 24
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldascant. 8
Lazos de Navidadcant. 20
Belén
Decoración de mesacant. 12

Equipo

Mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Baterías externascant. 4
Extintorescant. 2
Termómetroscant. 3

Vajilla

Tazascant. 120
Vasoscant. 120
Tazones para sopacant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 8
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Paños de cocinacant. 12

Catering

Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Carteles del menúcant. 8
Portaprecioscant. 16
Bandejas de servircant. 12
Cestas de pancant. 6
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobillas y recogedorescant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Desinfectante de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 8
Fregaderoscant. 3
Guantes de nitrilocant. 4
Señales de advertenciacant. 4

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones; deja al menos 4 semanas para resolver requisitos administrativos o cambios de ubicación.
Comprueba la potencia eléctrica antes de reservar el equipo: suma iluminación, máquinas de café, mantener caliente y sonido, y separa los cables con alfombrillas para evitar tropiezos.
Define los precios y el método de pago con antelación. Prepara el efectivo y confirma quién lo custodia antes de que lleguen los primeros visitantes.
Asigna voluntarios por turnos y comparte el horario de trabajo al menos 7 días antes. Incluye a una persona responsable de entregas, pagos y atención a preferencias dietéticas.
Prepara un plan meteorológico alternativo como mínimo 48 horas antes. Revisa carpas, iluminación, comida refrigerada y bebidas, y enfría los productos cuando se complete la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño nocturno?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el lugar, las carpas y los puestos; después tramita permisos, abre las inscripciones y confirma proveedores.
¿Cuándo debo comprobar la electricidad del mercado navideño?: Hazlo al menos 4 semanas antes, antes de confirmar máquinas de café, iluminación, altavoces y equipos para mantener la comida caliente. Repite la comprobación durante el montaje.
¿Cuándo se debe publicar el programa del mercado?: Publica el programa cuando estén confirmados los puestos, proveedores y voluntarios, normalmente entre 7 y 10 días antes. Si el tiempo puede cambiar, comunica también el escenario alternativo 48 horas antes.
¿Cuánto efectivo hay que preparar para un mercado navideño?: No existe una cantidad fija sin conocer el número de puestos y visitantes. Define primero qué pagos aceptas y prepara el efectivo de cambio entre 24 y 48 horas antes, separado por puesto y bajo la responsabilidad de una persona asignada.

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