Ein 12-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
Bei einem 12-Stunden-Rennen entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung rund um Sicherheit, Helfer und Versorgung. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Reservierung von Strecke und Veranstaltungsort, den nötigen Genehmigungen und dem Sicherheitskonzept. Danach folgen Anmeldung, Startliste und die Einteilung der Freiwilligen. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Übergaben zwischen Start, Ziel, Versorgungsstation und Strecke – besonders in den Abendstunden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Parcours und Location reservieren
- 2
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Parcours inspizieren
3 Personen
- 5
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
- 6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Startliste zusammenstellen
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Routenkommunikation versenden
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Fahrräder und Materialien kontrollieren
3 Personen
- 17
Startnummern sortieren
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Parcours ausschildern
5 Personen
- 21
Start- und Zielzone aufbauen
6 Personen
- 22
Anmeldetisch aufbauen
3 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Versorgungsstation einrichten
4 Personen
- 25
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
- 26
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 27
Beleuchtung testen
2 Personen
- 28
Zeitmessgeräte installieren
3 Personen
Event
- 29
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 30
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 31
Fahrerbriefing geben
2 Personen
- 32
Startprozedur durchführen
4 Personen
- 33
Runden- und Zeitnahme führen
3 Personen
- 34
Streckenposten besetzen
8 Personen
- 35
Sanitätsposten besetzen
4 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Speisen und Snacks servieren
3 Personen
- 38
Mülleimer leeren
2 Personen
- 39
Beleuchtung einschalten
2 Personen
- 40
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
- 41
Finisher kontrollieren
2 Personen
- 42
Ergebnis prüfen
2 Personen
- 43
Preise überreichen
3 Personen
- 44
Teilnehmer über das Ergebnis informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Streckenmarkierungen entfernen
5 Personen
- 46
Start- und Zielzone abbauen
6 Personen
- 47
Materialien zusammenstellen
4 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 49
Location reinigen
5 Personen
- 50
Abfall entsorgen
2 Personen
- 51
Zeitdaten archivieren
- 52
Ergebnisse und Fotos versenden
2 Personen
- 53
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 54
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Zeitmesssystem
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 10
- Megafon
- AkkuladegeräteAnz. 4
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernhalterAnz. 120
- MarkierkegelAnz. 40
- AbsperrgitterAnz. 20
- WegweiserAnz. 50
- WarnschilderAnz. 12
- ReparaturständerAnz. 2
- FahrradpumpenAnz. 3
- WerkzeugsätzeAnz. 2
- ErsatzschläucheAnz. 20
- FahrradklingelnAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
- BatterienAnz. 32
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierbretterAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Strecke, Veranstaltungsort, Meldungen und Versicherung zuerst. Plane die Streckenbesichtigung spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Rennen ein, damit Absperrungen, Warnschilder und Umleitungen noch angepasst werden können.
- Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein, statt nur eine Gesamtliste zu führen. Für ein 12-Stunden-Rennen brauchst du auch nachts besetzte Positionen an Strecke, Start-Ziel-Bereich, Versorgung und Anmeldung.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche vorab, erstelle eine verbindliche Startliste und verschicke die Routenkommunikation mindestens 3 Tage vor dem Rennen.
- Baue Start, Ziel und Anmeldung vor dem Eintreffen der Teilnehmenden vollständig auf. Teste Zeitmesssystem, Laptop, Drucker, Verlängerungskabel und Funkgeräte gemeinsam, damit ein einzelner Strom- oder Verbindungsfehler nicht den Start verzögert.
- Plane die Nacht als eigenen Abschnitt. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und am Renntag, bringe LED-Lampen und Batterielaternen an dunklen Stellen an und richte Reparaturständer, Pumpen, Werkzeugsätze und Ersatzschläuche gut sichtbar ein.
Häufige Fragen
- Wie viele Helfer braucht man für ein 12-Stunden-Rennen?
- Plane mindestens 2 bis 3 Helfer pro gleichzeitig besetzter Position und teile sie in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein. Zusätzlich sollten 2 Personen als mobile Reserve für Pausen, Ausfälle und nächtliche Einsätze eingeplant werden.
- Wie früh muss man ein 12-Stunden-Rennen anmelden?
- Beginne mit Genehmigungen, Versicherung und Streckenreservierung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Die Anmeldung der Teilnehmenden kann danach geöffnet werden; die endgültige Startliste sollte spätestens 3 Tage vorher feststehen.
- Wie viel Verpflegung braucht man bei einem 12-Stunden-Rennen?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach regelmäßigen Nachschub für die gesamte Renndauer ein. Getränke sollten vor dem Start gekühlt, Snacks portioniert und Ernährungswünsche aus der Anmeldung berücksichtigt werden.
- Wann baut man die Strecke für ein 12-Stunden-Rennen auf?
- Beschilderung, Markierkegel, Absperrgitter und Warnschilder sollten am Veranstaltungstag so früh stehen, dass die Strecke vor dem ersten Start vollständig kontrolliert werden kann. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden ein und prüfe besonders Beleuchtung und Sichtbarkeit für die Nacht.
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