Organiser une course de 12 heures, étape par étape

Une course de 12 heures se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commencez par réserver le parcours et le lieu, obtenir les autorisations et vérifier l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez une équipe de bénévoles, fixez les postes et préparez le suivi des participants. Les derniers jours servent surtout au balisage, au contrôle des vélos, au refroidissement des boissons et à l’installation des zones de départ, d’arrivée et de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le parcours et le lieu
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Vérifier l’assurance
4
Inspecter le parcours
3 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la liste de départ
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les informations sur l'itinéraire
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Balisage du parcours
5 personnes
21
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
22
Installer la table d’inscription
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager le poste de secours
4 personnes
25
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
27
Tester l’éclairage
2 personnes
28
Installer le matériel de chronométrage
3 personnes

Événement

29
Enregistrer les participants
4 personnes
30
Distribuer les dossards
3 personnes
31
Donner le briefing aux pilotes
2 personnes
32
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
33
Assurer le suivi des tours et des horaires
3 personnes
34
Tenir les postes du parcours
8 personnes
35
Assurer le poste de secours
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les plats et les en-cas
3 personnes
38
Vider les poubelles
2 personnes
39
Allumer l’éclairage
2 personnes
40
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
41
Vérifier les finissants
2 personnes
42
Vérifier les résultats
2 personnes
43
Remettre les prix
3 personnes
44
Informer les participants du résultat
2 personnes

Suivi

45
Retirer les marquages du parcours
5 personnes
46
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
47
Rassembler le matériel
4 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Nettoyer le lieu
5 personnes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Archiver les données de timing
52
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Chargeurs de batterieqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Pions de marquageqté 40
Barrières de fouleqté 20
Flèches de directionqté 50
Panneaux d'avertissementqté 12
Supports de réparationqté 2
Pompes à véloqté 3
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Sonnettes de véloqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 32

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Planches de serviceqté 6
Louchesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Sets de balaiqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et les démarches administratives en premier : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour les autorisations, l’assurance et la validation du plan de sécurité.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par poste unique. Pour une épreuve de 12 heures, prévoyez au minimum deux relais afin que chaque personne puisse prendre une vraie pause.
Envoyez les informations d’itinéraire au moins 7 jours avant le départ. Indiquez les points de contrôle, les horaires, les consignes de sécurité et le matériel à apporter.
Ne gardez pas le balisage pour le dernier moment : inspectez le parcours la veille, puis vérifiez chaque flèche, panneau d’avertissement et barrière le matin de l’épreuve.
Préparez les boissons et les en-cas la veille au soir. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez une réserve séparée pour éviter une rupture pendant la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 12 heures ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le parcours, gérer les déclarations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans tout repousser à la dernière semaine.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 12 heures ?: Le nombre dépend du parcours et des postes, mais prévoyez au moins deux équipes par fonction lorsque la présence doit durer 12 heures. Ajoutez une personne chargée de la coordination afin de gérer les remplacements et les imprévus.
Quand faut-il installer le parcours et la zone de départ ?: Installez le balisage et les barrières le jour précédent si le site le permet, puis faites une vérification complète 2 à 3 heures avant le départ. La table d’inscription, le pointage et le poste de secours doivent être opérationnels avant l’arrivée des participants.
Que faut-il prévoir pour le ravitaillement d’une course de 12 heures ?: Préparez des boissons, des en-cas, des gobelets, des assiettes et des couverts réutilisables, avec une réserve séparée pour la seconde moitié de l’épreuve. Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et placez les produits froids au frais au moins 4 heures avant le départ.

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