Een 12-uursrace organiseren: zo pak je het aan
Begin bij het parcours en de veiligheidsvoorwaarden, niet bij de uitnodigingen. Reserveer de locatie, regel vergunningen en meldingen en controleer de verzekering voordat je inschrijvingen opent. Daarna bouw je de organisatie rond drie onderdelen op: deelnemersregistratie, veiligheid op de route en ondersteuning tijdens twaalf uur racen. Plan de vrijwilligers in blokken, controleer fietsen en materialen vooraf en werk met een duidelijke startlijst. De laatste dagen draaien vooral om communicatie, boodschappen, routebebording en een opbouwschema.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Parcours en locatie reserveren
- 2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Parcours inspecteren
3 personen
- 5
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
- 6
Vrijwilligers werven
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Inschrijvingen openen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startlijst samenstellen
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Routecommunicatie versturen
- 14
Weersverwachting controleren
- 15
Boodschappen doen
3 personen
- 16
Fietsen en materialen controleren
3 personen
- 17
Startnummers sorteren
2 personen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 20
Parcours bewegwijzeren
5 personen
- 21
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
- 22
Registratietafel opbouwen
3 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 24
Verzorgingspost inrichten
4 personen
- 25
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 27
Verlichting testen
2 personen
- 28
Timingapparatuur installeren
3 personen
Event
- 29
Deelnemers registreren
4 personen
- 30
Startnummers uitdelen
3 personen
- 31
Rijders briefing geven
2 personen
- 32
Startprocedure uitvoeren
4 personen
- 33
Ronde- en tijdregistratie bijhouden
3 personen
- 34
Parcoursposten bemannen
8 personen
- 35
Verzorgingspost bemannen
4 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Eten en hapjes serveren
3 personen
- 38
Afvalbakken legen
2 personen
- 39
Verlichting inschakelen
2 personen
- 40
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
- 41
Finishers controleren
2 personen
- 42
Uitslag controleren
2 personen
- 43
Prijzen uitreiken
3 personen
- 44
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen
Nazorg
- 45
Parcoursmarkeringen verwijderen
5 personen
- 46
Start- en finishzone afbreken
6 personen
- 47
Materialen verzamelen
4 personen
- 48
Servies afwassen
3 personen
- 49
Locatie schoonmaken
5 personen
- 50
Afval afvoeren
2 personen
- 51
Timinggegevens archiveren
- 52
Uitslag en foto's versturen
2 personen
- 53
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 54
Verloren voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 10
- Megafoon
- Acculadersaantal 4
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 120
- Startnummerhoudersaantal 120
- Markeerpionnenaantal 40
- Dranghekkenaantal 20
- Routepijlenaantal 50
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Reparatiestandaardsaantal 2
- Fietspompenaantal 3
- Gereedschapssetsaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Fietsbellenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Batterijenaantal 32
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerplankenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan vrijwilligers in meerdere diensten van bijvoorbeeld 3 tot 4 uur. Wijs per dienst één aanspreekpunt aan voor de verzorgingspost, registratie en route; zo blijft de organisatie ook tijdens de nacht bereikbaar.
- Controleer het parcours minstens één keer vooraf en nogmaals kort voor de start. Let vooral op kruisingen, donkere stukken en plaatsen waar routepijlen of waarschuwingsborden kunnen verschuiven.
- Maak de deelnemerscommunicatie uiterlijk 3 dagen voor de race definitief. Vermeld starttijd, registratie, route, parkeerinformatie, materiaalcontrole en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Zet tijdregistratie, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen de dag ervoor klaar en test alles met een proefinschrijving. Laad portofoons, lampen en andere accu’s volledig op; een vergeten oplader veroorzaakt snel vertraging bij de start.
- Richt de verzorgingspost in vóór de startzone klaar is en houd voor twaalf uur eten en drinken in meerdere rondes beschikbaar. Koel dranken vooraf, verzamel dieetwensen bij de inschrijving en plaats afvalbakken op logische punten rond start, finish en verzorging.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een 12-uursrace organiseren?
- Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, parcours, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas zodra de veiligheidsopzet en belangrijkste vrijwilligersbezetting duidelijk zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 12-uursrace?
- Reken voor een kleine race op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor registratie, 2 voor de verzorgingspost en bezetting voor route en veiligheid per dienst. Werk met diensten van 3 tot 4 uur, zodat je niet dezelfde mensen twaalf uur achter elkaar inzet.
- Wanneer moet je de startlijst van een 12-uursrace maken?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de race en maak daarna de startlijst. Gebruik de laatste dagen voor controle van betalingen, dieetwensen, startnummers en wijzigingen.
- Wat moet je de avond voor een 12-uursrace controleren?
- Controleer 1 dag vooraf het tijdregistratiesysteem, de printer, stroomvoorziening, portofoons, verlichting, fietsen en reparatiemateriaal. Sorteer ook startnummers, laad accu’s op en leg de routepijlen, borden en overige opbouwmaterialen per zone klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!