Zwemwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een zwemwedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen een zwembad en een starttijd. Je moet het wedstrijdformat, de onderdelen, deelnemerscategorieën en veiligheidsafspraken vroeg vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, startseries, baanindeling, jury en vrijwilligers. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkom dat schema’s, startnummers of sportmateriaal pas op de wedstrijddag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zwemlocatie reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdonderdelen vastleggen
2 personen
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
Veiligheidsafspraken opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startseries indelen
2 personen
Baanindeling maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Eerste hulp afstemmen
Parkeerinformatie delen
Deelnemersinformatie versturen
Wedstrijdschema afdrukken
Startnummers afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Sportmateriaal controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en kleedkamers controleren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Baanindeling aanbrengen
3 personen
Startblokken controleren
2 personen
Tijdwaarnemingspost inrichten
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Snacks en fruit klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Zwembriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Eerste series starten
4 personen
Tijden registreren
4 personen
Series omroepen
Zwemmers naar banen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks en fruit serveren
2 personen
Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Finales aankondigen
Finales begeleiden
4 personen
Finaletijden registreren
4 personen
Winnaarslijsten opstellen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Uitslagen bekendmaken
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Afval inzamelen
3 personen
Kleedkamers nalopen
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en vloeren schoonmaken
3 personen
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen digitaal versturen
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Klaptafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Zwemboeienaantal 12
Zwemplankjesaantal 12
Pullbuoysaantal 12
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Meetlint
Baanbordjesaantal 8

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Printer
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 2
Limonadekannenaantal 3
Medaillesaantal 30
Trofeeënaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 10
Papieraantal 500
Naamstickersaantal 100
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Elastiekenaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffer
Wegwerphandschoenenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 10
Waarschuwingsbordjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Afwasteilaantal 2
Droogrekkenaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de zwemlocatie zodra de gewenste datum vaststaat en leg direct vast hoeveel banen, kleedruimtes en tijdsblokken beschikbaar zijn. Plan daarnaast tijd voor opbouw, briefing en opruimen.
Open de inschrijving pas nadat wedstrijdonderdelen en deelnemerscategorieën zijn bepaald. Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat je de deelnemerslijst, startseries en baanindeling nog rustig kunt controleren.
Bevestig juryleden, vrijwilligers en eerste hulp uiterlijk één week vooraf. Maak per onderdeel een indeling en deel parkeerinformatie, veiligheidsafspraken en het wedstrijdschema met deelnemers en begeleiders.
Controleer sportmateriaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aantallen en werking. Test stopwatches, fluitjes, megafoon, printer, verlengkabels en stekkerdozen vóór je alles naar de locatie brengt.
Print wedstrijdschema en startnummers vooraf en houd een extra exemplaar achter de hand. Koel dranken op tijd, zet waterdispensers klaar en controleer of tafels, stoelen, afvalbakken en bekers op de locatie beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de zwemlocatie, het wedstrijdformat en de wedstrijdonderdelen. Reserveer de laatste week voor inschrijvingen controleren, startseries maken, vrijwilligers bevestigen en materiaal testen.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een zwemwedstrijd?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Dan heb je tijd om deelnemerscategorieën, dieetwensen, startseries, baanindeling en startnummers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zwemwedstrijd?: Maak minimaal 4 rollen: wedstrijdleiding, jury, tijdwaarneming en veiligheid of eerste hulp. Bij meerdere banen of veel deelnemers zijn extra tijdwaarnemers en een aparte ontvangstmedewerker nodig.
Wanneer moet ik het zwemwedstrijdmateriaal controleren?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een laatste controle op de dag vóór de wedstrijd. Test dan onder meer stopwatches, fluitjes, baanbordjes, startnummers, printer, megafoon en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.