Zo organiseer je een zwemwedstrijd

Begin met de zwemlocatie en werk daarna van de wedstrijdopzet naar de uitvoering. Leg eerst het format, de onderdelen en deelnemerscategorieën vast, zodat je inschrijvingen en startseries kloppen. Regel vervolgens veiligheid, jury, vrijwilligers en eerste hulp voordat je deelnemersinformatie verstuurt. In de laatste week draait alles om controleren: baanindeling, schema, startnummers, sportmateriaal, catering en vervoer naar de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwemlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
3
Wedstrijdonderdelen vastleggen
2 personen
4
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
5
Veiligheidsafspraken opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst controleren
2 personen
11
Startseries indelen
2 personen
12
Baanindeling maken
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Juryleden bevestigen
15
Eerste hulp afstemmen
16
Parkeerinformatie delen
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Wedstrijdschema afdrukken
19
Startnummers afdrukken
20
Boodschappenlijst controleren
21
Sportmateriaal controleren
2 personen
22
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Locatie en kleedkamers controleren
2 personen
27
Registratietafel opstellen
2 personen
28
Jurytafel opstellen
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
30
Baanindeling aanbrengen
3 personen
31
Startblokken controleren
2 personen
32
Tijdwaarnemingspost inrichten
2 personen
33
Omroepinstallatie testen
2 personen
34
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
35
Prijzen en medailles klaarleggen
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Snacks en fruit klaarzetten
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Deelnemers registreren
3 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Zwembriefing geven
2 personen
42
Warming-up begeleiden
2 personen
43
Eerste series starten
4 personen
44
Tijden registreren
4 personen
45
Series omroepen
46
Zwemmers naar banen begeleiden
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Snacks en fruit serveren
2 personen
49
Gebruikte bekers verzamelen
2 personen
50
Uitslagen controleren
2 personen
51
Finales aankondigen
52
Finales begeleiden
4 personen
53
Finaletijden registreren
4 personen
54
Winnaarslijsten opstellen
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Uitslagen bekendmaken
57
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Afval inzamelen
3 personen
59
Kleedkamers nalopen
2 personen
60
Meubilair afbreken
3 personen
61
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Tafels en vloeren schoonmaken
3 personen
64
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Uitslagen digitaal versturen
68
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Klaptafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Zwemboeienaantal 12
Zwemplankjesaantal 12
Pullbuoysaantal 12
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Meetlint
Baanbordjesaantal 8

Apparatuur

Laptop
Tabletaantal 2
Printer
Megafoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 2
Limonadekannenaantal 3
Medaillesaantal 30
Trofeeënaantal 6
Cadeaubonnenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 10
Papieraantal 500
Naamstickersaantal 100
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 4
Elastiekenaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffer
Wegwerphandschoenenaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 10
Waarschuwingsbordjesaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Vloertrekkeraantal 2
Afwasteilaantal 2
Droogrekkenaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Reserveer de zwemlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen hoeveel banen beschikbaar zijn, welke tijden je krijgt en welke veiligheidsregels de accommodatie hanteert.
Open de inschrijving pas nadat format, wedstrijdonderdelen en deelnemerscategorieën vaststaan. Sluit de aanmelding enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat je de deelnemerslijst, startseries en baanindeling rustig kunt controleren.
Plan juryleden, vrijwilligers en eerste hulp als afzonderlijke rollen. Bevestig de bezetting uiterlijk één week vooraf en wijs per onderdeel aan wie start, tijden opneemt, deelnemers begeleidt en toezicht houdt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het wedstrijdschema, startnummer, aankomsttijd, parkeerinformatie, veiligheidsafspraken en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Doe de laatste materiaalcontrole niet pas op de wedstrijddag. Tel startnummers, fluitjes, stopwatches, baanbordjes, pionnen en hulpmiddelen na; test laptop, printer, megafoon en verlengkabels minimaal één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een zwemwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een kleine zwemwedstrijd. Reserveer de locatie en bepaal het format in week 1, open daarna de inschrijving en gebruik de laatste week voor series, baanindeling, vrijwilligers en materiaalcontroles.
Hoeveel tijd van tevoren moet ik een zwemlocatie reserveren?: Reserveer de zwemlocatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Zo heb je tijd om het aantal banen, de beschikbare uren, veiligheidsafspraken en de inzet van eerste hulp af te stemmen voordat je deelnemers uitnodigt.
Wanneer maak je de startseries en baanindeling?: Maak de startseries en baanindeling nadat de inschrijving is gesloten en controleer ze uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd. Houd rekening met deelnemerscategorieën, wedstrijdonderdelen en het aantal beschikbare banen.
Wat moet je de dag voor een zwemwedstrijd controleren?: Controleer de dag ervoor alle uitgeprinte documenten, startnummers, sportmaterialen, stopwatches en cateringbenodigdheden. Test ook de printer, laptop, megafoon en stroomvoorziening en zet materiaal per onderdeel klaar voor transport.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.