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Schwimmwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schwimmwettbewerb braucht mehr als Bahnen und Startnummern. Du musst früh klären, welche Disziplinen und Kategorien starten, wie die Anmeldung läuft und wer Sicherheit, Zeitnahme und Jury übernimmt. Später entscheiden eine saubere Bahneinteilung, gedruckte Unterlagen und gekühlte Getränke darüber, ob der Wettkampftag ruhig bleibt. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Schwimmorts bis zum Transport der Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Schwimmort reservieren

  • Spielmodus festlegen

    2 Personen

  • Wettkampfdisziplinen festhalten

    2 Personen

  • Teilnehmerkategorien festlegen

    2 Personen

  • Sicherheitsabsprachen festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Bahneinteilung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Jurymitglieder bestätigen

  • Erste Hilfe abstimmen

  • Parkinformationen teilen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Spielplan ausdrucken

  • Startnummern drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location und Umkleiden kontrollieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Jurytisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bahneinteilung anbringen

    3 Personen

  • Startblöcke kontrollieren

    2 Personen

  • Zeitnahmeposten einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Preise und Medaillen bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Schwimm-Briefing geben

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Erste Läufe starten

    4 Personen

  • Zeiten erfassen

    4 Personen

  • Serien ansagen

  • Schwimmer zu den Bahnen begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks und Obst servieren

    2 Personen

  • Benutzte Becher sammeln

    2 Personen

  • Ergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Finalrunden ankündigen

  • Finalen betreuen

    4 Personen

  • Finalzeiten erfassen

    4 Personen

  • Siegerlisten erstellen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Ergebnisse bekanntgeben

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Müll einsammeln

    3 Personen

  • Umkleidekabinen überprüfen

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Böden reinigen

    3 Personen

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse digital versenden

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 24
  • Klapp­tischAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 80
  • SchwimmbojenAnz. 12
  • SchwimmbretterAnz. 12
  • PullbuoysAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • PfeifenAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 8
  • Maßband
  • BahnschilderAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • TabletAnz. 2
  • Drucker
  • Megafon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserspenderAnz. 2
  • LimonadenkannenAnz. 3
  • MedaillenAnz. 30
  • TrophäenAnz. 6
  • GeschenkgutscheineAnz. 6

Büro

  • KlemmbretterAnz. 10
  • KugelschreiberAnz. 30
  • Wasserfeste StifteAnz. 12
  • NotizblöckeAnz. 10
  • PapierAnz. 500
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • KlebebandAnz. 4
  • SchereAnz. 4
  • GummibänderAnz. 100

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • EinweghandschuheAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 10
  • WarnschilderAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • BesenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • SpülwanneAnz. 2
  • TrockengestelleAnz. 2

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Schwimmort möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei Beckenbelegung, verfügbare Bahnen, Einlass, Umkleiden und die zuständige Person für Erste Hilfe.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend. Plane mindestens 7 Tage für die Prüfung der Teilnehmerliste, Ernährungshinweise, Startgruppen und Bahneinteilung ein.
  • Bestätige freiwillige Helfer und Jurymitglieder spätestens eine Woche vorher. Für jede Startgruppe brauchst du klare Zuständigkeiten für Startsignal, Zeitnahme und Ergebnisse.
  • Drucke Spielplan, Startnummern und Bahnschilder spätestens am Tag vor dem Wettbewerb. Nimm zusätzlich Laptop oder Tablet, Drucker, Powerbanks und Verlängerungskabel für die Organisation vor Ort mit.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und plane pro Person mindestens zwei bis drei Becher für die erste Stunde. Stelle Wasserspender, Kühlboxen und wiederverwendbare Becher so auf, dass Teilnehmer nicht den Wettkampfbereich blockieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Schwimmorts und der Festlegung des Spielmodus. Die Anmeldung, Helferplanung und Sicherheitsabsprachen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Schwimmwettbewerb geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Wettbewerb. So bleiben dir mehrere Tage für Teilnehmerliste, Kategorien, Startgruppen und Bahneinteilung.
Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Sicherheit und Erste Hilfe sowie je Startgruppe Zuständigkeiten für Startsignal und Zeitnahme ein. Bei mehreren Bahnen sollten zusätzlich Jury- oder Ergebnispersonen eingeplant werden.
Was muss am Tag vor dem Schwimmwettbewerb vorbereitet werden?
Drucke Spielplan, Startnummern und Bahnschilder, prüfe Sportmaterial und bestätige den Transport zum Schwimmort. Getränke und verderbliche Verpflegung kannst du am Veranstaltungstag kühlen, die Kühlboxen und Thermoskannen sollten aber schon bereitstehen.

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