Zwemwedstrijd organiseren: een complete checklist

Een zwemwedstrijd organiseren begint niet op de wedstrijddag, maar zodra je de datum en het zwembad vastlegt. Daarna volgen het programma, reglement, inschrijvingen, vrijwilligers en officials. In de laatste weken draait alles om startlijsten, medische gegevens, wedstrijdmappen en gecontroleerd materiaal. Deze checklist helpt je de 64 taken en 46 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te coördineren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Zwembad reserveren
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Officials en jury benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Zwemmers indelen
2 personen
Startlijsten maken
2 personen
Officials instrueren
2 personen
Catering reserveren
Medische gegevens verzamelen
Oudercontacten controleren
Startnummers afdrukken
2 personen
Certificaten afdrukken
2 personen
Prijzen controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Officialsruimte inrichten
2 personen
Wedstrijdbanen controleren
3 personen
Startblokken controleren
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Zwemmers naar kleedkamers wijzen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Wedstrijdrondes aankondigen
Tijden registreren
6 personen
Ranglijsten bijwerken
2 personen
Officials van water voorzien
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Einduitslagen controleren
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Zwembadruimte schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Certificaten nabestellen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Bankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdzwemlijnenaantal 6
Startblokkenaantal 6
Pullbuoysaantal 12
Kickboardsaantal 12
Badmutsenaantal 120
Fluitjesaantal 8
Medaillelintenaantal 30
Medaillehoudersaantal 30
Bekers voor winnaarsaantal 12
Startnummersaantal 120

Apparatuur

Stopwatchesaantal 8
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Richtingsbordenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijddatum en zwembadreservering bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Vraag meteen naar beschikbare banen, startblokken, wedstrijdzwemlijnen en de regels voor publiek en catering.
Open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd en sluit die 10 tot 14 dagen vooraf. Gebruik de laatste inschrijvingen om zwemmers in te delen en startlijsten te maken.
Verzamel medische gegevens, oudercontacten en dieetwensen samen met de inschrijving. Controleer deze gegevens uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat officials en catering niet op ontbrekende informatie wachten.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste start. Test stopwatches, microfoon, luidsprekers, portofoons, laptops, printers en verlengkabels voordat zwemmers binnenkomen.
Koel dranken en zet hapjes minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Houd aparte ruimte vrij voor wedstrijdmappen, startnummers, certificaten, prijzen en de tafel waar officials hun materiaal ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met de datum, zwembadreservering en het wedstrijdprogramma. Plan de inschrijving, vrijwilligers en officials uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog controleert en bijwerkt.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een zwemwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om zwemmers in te delen, startlijsten en startnummers af te drukken en wedstrijdmappen samen te stellen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Reken minimaal op één coördinator, een team voor officials en jury, enkele mensen voor ontvangst en catering en extra hulp voor opbouw en opruimen. Plan de opbouwploeg 2 uur vooraf en controleer 7 dagen eerder of alle diensten bezet zijn.
Wanneer moet het materiaal voor een zwemwedstrijd klaarstaan?: Controleer wedstrijdzwemlijnen, startblokken, badmutsen, fluitjes en stopwatches uiterlijk 7 dagen vooraf. Leg tafels, stoelen, apparatuur, wedstrijdmappen en startlijsten op de wedstrijddag 60 tot 120 minuten voor de eerste start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.