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Schwimmwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schwimmwettbewerb braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur ein reserviertes Becken. Termin, Wettkampfprogramm und Reglement müssen früh feststehen, damit Meldungen, Bahneinteilung und Startlisten rechtzeitig erstellt werden können. Auch Offizielle, Jury, Helfer, Elternkontakte und medizinische Angaben gehören in die Planung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Wettkampftag – inklusive Catering, Wettkampfunterlagen, Preisen und Material für Zeitnahme und Durchsagen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampftermin festlegen

    2 Personen

  • Schwimmbad reservieren

  • Wettkampfprogramm erstellen

    2 Personen

  • Wettbewerbsreglement festlegen

    2 Personen

  • Offizielle und Jury kontaktieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Schwimmer einteilen

    2 Personen

  • Startlisten erstellen

    2 Personen

  • Offizielle instruieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Medizinische Daten erfassen

  • Elternkontakte prüfen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Zertifikate drucken

    2 Personen

  • Preise prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wettkampfmappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Offizielle Räume einrichten

    2 Personen

  • Wettkampfbahnen kontrollieren

    3 Personen

  • Startblöcke kontrollieren

    2 Personen

  • Zeitnahme testen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Schwimmer zu den Umkleiden weisen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsbriefing geben

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    3 Personen

  • Wettkampfrunden ankündigen

  • Zeiten erfassen

    6 Personen

  • Ranglisten aktualisieren

    2 Personen

  • Offizielle mit Wasser versorgen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Endergebnisse kontrollieren

    3 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    4 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Spielmaterial zusammenstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen kontrollieren

    2 Personen

  • Poolbereich reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Zertifikate nachbestellen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Vermisste Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappTischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BänkeAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

  • WettkampfschwimmbahnenAnz. 6
  • StartblöckeAnz. 6
  • PullbuoysAnz. 12
  • KickboardsAnz. 12
  • BadekappenAnz. 120
  • PfeifenAnz. 8
  • MedaillenbänderAnz. 30
  • MedaillenhalterAnz. 30
  • Becher für GewinnerAnz. 12
  • StartnummernAnz. 120

Ausstattung

  • StoppuhrenAnz. 8
  • MegafoneAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • DruckerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • Spiel旗genAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80

Reinigung

  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das Schwimmbad zuerst und kläre dabei Belegungszeit, verfügbare Bahnen, Startblöcke und Aufbauzeiten. Plane zusätzlich Zeit für Einlass, Einschwimmen und den Abbau ein.
  • Lege Wettkampfprogramm und Reglement fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So wissen Teilnehmende genau, welche Strecken angeboten werden und welche Fristen gelten.
  • Erstelle Startlisten erst nach Ende der Anmeldefrist und prüfe Namen, Jahrgänge, Strecken und Elternkontakte mindestens einmal gegen die Meldungen. Drucke zusätzlich einige Ersatzexemplare für Änderungen am Veranstaltungstag.
  • Briefe Offizielle und Helfer vor Beginn gemeinsam zu ihren Positionen, Funkgeräten, Stoppuhren und dem Megafon. Für jede Wettkampfbahn sollte klar sein, wer startet, Zeiten nimmt und Ergebnisse weitergibt.
  • Bereite Wettkampfmappen, Startnummern und Zertifikate spätestens am Vortag vor. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Snacks, Becher und Serviergeschirr gehören getrennt vom Wettkampfmaterial an einen gut erreichbaren Ausgabepunkt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Badreservierung, Programm und Reglement. Einladungen und Anmeldungen können danach starten; die letzten Startlisten sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Wettkampf fertig sein.
Was braucht man für die Zeitnahme bei einem Schwimmwettbewerb?
Plane mindestens eine Stoppuhr pro eingesetzter Zeitnahmeposition und eine klare Ergebnisweitergabe ein. Bei mehreren Bahnen sind zusätzliche Stoppuhren, Wettkampfmappen und ein Laptop oder Drucker für die Auswertung hilfreich.
Wann sollte man die Startlisten für einen Schwimmwettbewerb erstellen?
Erstelle sie nach Ablauf der Anmeldefrist, normalerweise 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Prüfe danach Schwimmer, Strecken, Jahrgänge und Bahnen und drucke am Wettkampftag einige Reserveexemplare.
Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
Rechne mindestens mit einer verantwortlichen Person für Ablauf und Regie, einer Person für Meldungen und Ergebnisse sowie Zeitnehmern an den Bahnen. Für Einlass, Verpflegung, Startnummern und Durchsagen kommen je nach Teilnehmerzahl meist 4 bis 8 weitere Helfer hinzu.

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