Checklist voor een zwemwedstrijd organiseren

Een zwemwedstrijd vraagt om meer voorbereiding dan alleen banen en startblokken klaarzetten. Leg eerst het wedstrijdformat, de locatie en de bezetting vast; daarna volgen inschrijvingen, startlijsten, materiaal en catering. Plan de communicatie naar deelnemers ruim vóór de wedstrijddag, zodat dieetwensen en vrijwilligersindeling niet blijven liggen. Deze checklist helpt je de 65 taken in een logische volgorde af te werken en controleert ook de 50 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Zwemverenigingen uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Officials en juryleden benaderen
2 personen
Catering reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Vergunningen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Startlijsten bevestigen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Wedstrijdsoftware controleren
2 personen
Tijdwaarnemers instrueren
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Baan- en keerpuntmateriaal plaatsen
4 personen
Startblokken controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Startpakketten sorteren
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startlijsten uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Zwemmers naar banen begeleiden
4 personen
Wedstrijdonderdelen omroepen
Starts begeleiden
2 personen
Tijden registreren
6 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Waterveiligheid bewaken
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Medailles en prijzen uitreiken
3 personen
Slotwoord verzorgen
Vertrek publiek begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdadministratie afronden
2 personen
Horecavoorraden opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Kleedkamers nalopen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Jurytafelsaantal 3
Tafelrokkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Sportmateriaal

Stopwatchesaantal 8
Startblokkenaantal 8
Baanlijnenaantal 8
Keerpuntvlaggenaantal 8
Startfluitjesaantal 3
Reddingsboeienaantal 2
Reddingslijnenaantal 2
Zwembadthermometersaantal 2
Juryklappersaantal 8
Startnummersaantal 120
Medaillehoudersaantal 120

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 12
Podiumlintenaantal 3
Tafelbordjesaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je verenigingen uitnodigt. Controleer meteen hoeveel banen beschikbaar zijn, welke opbouwtijd je krijgt en of vergunningen nodig zijn.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdformat vaststaat. Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de wedstrijd, zodat je startlijsten, programma en deelnemersinformatie op tijd kunt maken.
Leg officials, juryleden, tijdwaarnemers en EHBO-bezetting uiterlijk 3 weken vooraf vast. Instrueer tijdwaarnemers apart over stopwatches, startfluitjes en de werkwijze bij een onduidelijke finish.
Maak naast sportmateriaal ook een aparte controle voor techniek en stroom. Test laptop, printer, wedstrijdsoftware, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf.
Zet catering niet pas tijdens de opbouw klaar. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving, zet dranken gekoeld klaar en reken voor koffie, thee, hapjes en herbruikbare bekers op het verwachte aantal aanwezigen plus ongeveer 10 procent reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het format en de uitnodigingen. Plan de inschrijvingssluiting ongeveer 2 tot 3 weken voor de wedstrijddag, zodat startlijsten en deelnemersinformatie nog gecontroleerd kunnen worden.
Wanneer maak je de startlijsten voor een zwemwedstrijd?: Maak een eerste versie zodra de inschrijving gesloten is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Bevestig de definitieve startlijsten uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd en neem geprinte exemplaren mee naar de ontvangstbalie en jurytafel.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig bij een zwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal banen en het wedstrijdformat, maar plan naast officials minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor catering en één coördinator voor de opbouw. Leg de indeling uiterlijk 2 weken vooraf vast en houd op de wedstrijddag 1 à 2 reservekrachten beschikbaar.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Begin met de ontvangstbalie, jurytafels, tafels en stoelen en controleer daarna de baanlijnen, startblokken, keerpuntvlaggen en reddingsmiddelen. Doe dit minimaal 2 uur voor de eerste start, zodat techniek, startlijsten en koffie en thee nog getest kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.