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Checklist para organizar una competición de natación

Una competición de natación necesita coordinación mucho antes de que los primeros nadadores lleguen a la piscina. Empieza reservando el recinto y definiendo el formato; después organiza las inscripciones, los jueces, los voluntarios y la seguridad. Durante la última semana, concentra la atención en las listas de salida, el software de competición, los premios y la información para participantes. Esta checklist también contempla la recepción, el catering, el montaje y el material que suele olvidarse hasta el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Reservar el recinto de la competición

  • Definir el formato de la competición

    2 personas

  • Invitar a las asociaciones de natación

    2 personas

  • Abrir el formulario de inscripción

  • Contactar a los oficiales y jueces

    2 personas

  • Reservar el catering

  • Asignar personal de primeros auxilios

  • Comprobar permisos

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Elaborar las listas de salida

    2 personas

  • Colocar las listas de salida

    2 personas

  • Enviar información a los participantes

  • Asignar voluntarios

    2 personas

  • Imprimir el programa

  • Comprobar la lista de la compra

    2 personas

  • Hacer la compra

    3 personas

  • Recoger los premios y medallas

  • Comprobar el software de competición

    2 personas

  • Instruir a los cronometradores

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Preparar café y té

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

  • Montar el mostrador de recepción

    2 personas

  • Colocar mesas y sillas

    4 personas

  • Preparar la mesa del jurado

    2 personas

  • Colocar el material del recorrido y de los puntos de giro

    4 personas

  • Comprobar los tacos de salida

    2 personas

  • Probar el sistema de sonido

    2 personas

  • Colgar la señalización

    2 personas

  • Preparar el material de primeros auxilios

    2 personas

  • Clasificar los paquetes de salida

    3 personas

Evento

  • Atender la mesa de registro

    3 personas

  • Inscribir participantes

    3 personas

  • Repartir listas de salida

    2 personas

  • Recibir al público

    2 personas

  • Dar la reunión inicial

    2 personas

  • Guiar a los nadadores a sus carriles

    4 personas

  • Anunciar las partes del concurso

  • Coordinar las salidas

    2 personas

  • Registrar horarios

    6 personas

  • Procesar los resultados

    2 personas

  • Supervisar la seguridad en el agua

    3 personas

  • Comprobar los vestuarios

    2 personas

  • Servir café y té

    2 personas

  • Servir aperitivos

    3 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Vaciar los contenedores de basura

    2 personas

  • Coordinar el momento de fotos

    2 personas

  • Entregar medallas y premios

    3 personas

  • Preparar el discurso de clausura

  • Guiar la salida del público

    3 personas

Seguimiento

  • Finalizar la administración de la competición

    2 personas

  • Recoger los suministros de hostelería

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Recoger mesas y sillas

    4 personas

  • Reunir material deportivo

    4 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Revisar los vestuarios

    2 personas

  • Retirar los residuos

    2 personas

  • Publicar los resultados

  • Agradecer a los participantes

  • Devolver el material alquilado

    2 personas

  • Registrar objetos perdidos

  • Procesar el ajuste final

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mesascant. 8
  • Sillascant. 80
  • Taburetes de barcant. 6
  • Mesas del juradocant. 3
  • Faldones para mesascant. 8
  • Percheroscant. 4

Equipo

  • Portátilcant. 2
  • Impresora
  • Equipo de sonido
  • Micrófonoscant. 2
  • Altavocescant. 2
  • Cables alargadorescant. 4
  • Regletascant. 6
  • Estaciones de cargacant. 2

Material deportivo

  • Cronómetroscant. 8
  • Bloques de salidacant. 8
  • Líneas de pistacant. 8
  • Banderas de punto de girocant. 8
  • Silbatos de salidacant. 3
  • Boyas de rescatecant. 2
  • Líneas de rescatecant. 2
  • Termómetros para piscinacant. 2
  • Cascabeles del juradocant. 8
  • Dorsalescant. 120
  • Portamedallascant. 120

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 150
  • Tazas de cafécant. 100
  • Platoscant. 120
  • Cubiertoscant. 120
  • Cucharonescant. 8
  • Jarras de cafécant. 4
  • Termoscant. 4

Cocina

  • Neveras portátilescant. 6
  • Bandejas de serviciocant. 8
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillos de cocinacant. 4
  • Pinzascant. 6
  • Jarras medidorascant. 2

Decoración

  • Banners de competicióncant. 4
  • Señales direccionalescant. 12
  • Cintas del podiocant. 3
  • Carteles de mesacant. 12

Iluminación

  • Lámparas de mesa LEDcant. 6
  • Lámparas de bateríacant. 8

Limpieza

  • Fregonascant. 3
  • Cuboscant. 4
  • Sets de escobacant. 3
  • Limpiacristalescant. 3
  • Carros de limpiezacant. 2

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra el formato antes de abrir las inscripciones. Define las pruebas, categorías y horarios con antelación para que las asociaciones reciban información clara y puedas preparar listas de salida sin cambios de última hora.
  • Confirma jueces, oficiales, cronometradores y primeros auxilios al menos 14 días antes. No dejes para la semana del evento la comprobación de permisos ni la asignación de voluntarios.
  • Haz una prueba completa del software de competición entre 3 y 7 días antes. Comprueba también el portátil, la impresora, los micrófonos, los altavoces, los cables alargadores y las regletas.
  • Prepara la recepción y la señalización el día anterior cuando sea posible. Las listas de salida, los dorsales, el programa, las mesas del jurado y los portamedallas deben estar ordenados antes de recibir a los participantes.
  • Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos con tiempo suficiente para que el servicio no coincida con las primeras pruebas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de natación?
Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, definir el formato e invitar a las asociaciones. Deja las confirmaciones finales de jueces, voluntarios, catering y participantes para la última quincena.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una competición de natación?
Ciérralas normalmente entre 7 y 14 días antes del evento, según el tiempo necesario para revisar datos y elaborar las listas de salida. Envía la información definitiva a los participantes cuando las listas estén comprobadas.
¿Qué material técnico hay que probar antes de la competición?
Haz una prueba entre 3 y 7 días antes con el software de competición, el portátil, la impresora, los cronómetros y el sistema de sonido. Comprueba además micrófonos, altavoces, cables y regletas para evitar fallos durante las pruebas.
¿Cuándo hay que preparar el catering y las bebidas?
Confirma cantidades y preferencias dietéticas al menos 7 días antes y haz la compra cuando el número de asistentes esté cerrado. Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos el mismo día, antes de abrir la recepción.

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