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Schwimmwettbewerb organisieren: die Checkliste

Ein Schwimmwettbewerb steht und fällt mit genauer Vorbereitung: Bahnen, Startlisten, Zeitmessung und Sicherheit müssen am Wettkampftag zusammenspielen. Beginne mit dem Bad und dem Format, bevor du Vereine einlädst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Offizielle, Helfer, Genehmigungen und Verpflegung. Die Checkliste deckt 65 Aufgaben und 50 benötigte Dinge ab, damit auch Details wie kalte Getränke, Mikrofone, Rettungsleinen und Medaillen rechtzeitig bereitliegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfort reservieren

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Schwimmvereine einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Offizielle und Juroren ansprechen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

  • Genehmigungen prüfen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startlisten zusammenstellen

    2 Personen

  • Startlisten bestätigen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Preise und Medaillen abholen

  • Wettbewerbssoftware prüfen

    2 Personen

  • Zeitnehmer instruieren

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Jurytisch einrichten

    2 Personen

  • Bahnen- und Wendepunktmaterial aufstellen

    4 Personen

  • Startblöcke kontrollieren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

    2 Personen

  • Startpakete sortieren

    3 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Teilnehmer anmelden

    3 Personen

  • Starterlisten verteilen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    2 Personen

  • Eröffnungsbriefing geben

    2 Personen

  • Schwimmer zu den Bahnen begleiten

    4 Personen

  • Wettkampfteile ausrufen

  • Starts begleiten

    2 Personen

  • Zeiten erfassen

    6 Personen

  • Ergebnisse verarbeiten

    2 Personen

  • Wassersicherheit überwachen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen kontrollieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Medaillen und Preise überreichen

    3 Personen

  • Schlusswort halten

  • Abreise des Publikums begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wettkampfverwaltung abschließen

    2 Personen

  • Gastronomiebedarf aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Umkleidekabinen überprüfen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Gemietetes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Endabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • JurytischeAnz. 3
  • TischröckeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2

Sportmaterial

  • StoppuhrenAnz. 8
  • StartblöckeAnz. 8
  • BahnenAnz. 8
  • WendepunktflaggenAnz. 8
  • StartpfeifenAnz. 3
  • RettungsringeAnz. 2
  • RettungsleinenAnz. 2
  • SchwimmbadthermometerAnz. 2
  • JuryklatscherAnz. 8
  • StartnummernAnz. 120
  • MedaillenhalterAnz. 120

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeebecherAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • WettkampfbannerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • BühnenbänderAnz. 3
  • TischschilderAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 8

Reinigung

  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere das Bad möglichst mehrere Monate vorher und kläre dabei Beckenbelegung, Auf- und Abbauzeiten sowie die verfügbare Anzahl an Bahnen. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten Puffer vor dem ersten Start ein.
  • Lege das Wettkampfformat fest, bevor das Anmeldeformular online geht. Gib Strecken, Altersklassen, Meldeschluss und die voraussichtliche Anzahl der Starts eindeutig an, damit du die Startlisten nicht mehrfach neu bauen musst.
  • Bestätige die Startlisten mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Wettbewerb und versende Teilnehmerinformationen mit Einlasszeit, Treffpunkt, Ablauf und Essensabfrage. Änderungen am Wettkampftag gehören an eine sichtbar besetzte Empfangstheke.
  • Teste Wettbewerbssoftware, Laptop, Drucker, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Weise Zeitnehmer und Jury gemeinsam ein und halte für jede Bahn eine Stoppuhr sowie Ersatzmaterial bereit.
  • Stelle Sicherheit und Verpflegung nicht erst am Morgen zusammen: Rettungsringe, Rettungsleinen und Ersthelfer müssen vor dem Einlass geprüft sein. Getränke kannst du einige Stunden vorher kalt stellen; Kaffee, Tee und Snacks sollten zur ersten Pause bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schwimmwettbewerb organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit der Reservierung des Wettkampforts und der Formatplanung. Vereine, Offizielle und Genehmigungen solltest du spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin anstoßen.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Schwimmwettbewerb öffnen?
Öffne die Anmeldung meist 6 bis 10 Wochen vor dem Wettbewerb und setze den Meldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vorher. So bleiben dir mindestens 5 Tage für Prüfung, Rückfragen und bestätigte Startlisten.
Wie viele Helfer braucht ein Schwimmwettbewerb?
Plane mindestens 2 bis 3 Personen pro Bahn für die Zeitnahme sowie zusätzliche Helfer für Empfang, Starter, Jury, Verpflegung und Erste Hilfe ein. Bei 6 Bahnen sind damit häufig 20 bis 30 Personen sinnvoll, abhängig vom Format.
Was muss am Wettkampftag zuerst aufgebaut werden?
Prüfe zuerst Sicherheit, Bahnen, Startblöcke und Wendepunktflaggen, danach Jurytische, Technik und Empfang. Rechne für Aufbau und Funktionstest mindestens 90 Minuten vor dem Einlass, zuzüglich der vom Bad vorgegebenen Einweisungszeit.

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