Zo organiseer je een zwemvierdaagse

Begin met het vastleggen van de zwemdata, het zwembad en de afstanden. Daarna richt je de inschrijving in met deelnemersvoorwaarden, privacytekst en ruimte voor medische informatie en dieetwensen. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, deel je startgroepen in en plan je vrijwilligers per taak. Op de dagen zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, overzichtelijke deelnemerslijsten en een goede route naar de kleedkamers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwembad reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Zwemdata vastleggen
2 personen
4
Zwemafstanden bepalen
2 personen
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Inschrijfformulier maken
7
Privacytekst toevoegen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie ophangen
2 personen
10
Online promotie plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Contactgegevens controleren
2 personen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Deelnemerslijsten afdrukken
16
Polsbandjes sorteren
2 personen
17
Medische informatie verzamelen
18
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
19
Zwembadregels afstemmen
2 personen
20
Route naar kleedkamers maken
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Certificaten voorbereiden
2 personen
25
Muziek afspeellijst maken
26
Dranken koelen
2 personen
27
Startpakket klaarzetten
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Registratiebalie inrichten
2 personen
31
Banners en bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Muziek aansluiten
33
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
3 personen
35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Inschrijvingen controleren
3 personen
37
Polsbandjes uitdelen
2 personen
38
Zwemgroepen naar bad begeleiden
4 personen
39
Zwemrondes begeleiden
6 personen
40
Rondekaarten afstempelen
3 personen
41
Waterpunten bijvullen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Fruit uitdelen
2 personen
45
Deelnemers informeren
2 personen
46
Eindstanden registreren
2 personen
47
Dagcertificaten uitdelen
3 personen
48
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
49
Dagregistratie afsluiten
2 personen
50
Zwemvierdaagse dag 2 uitvoeren
8 personen
51
Zwemvierdaagse dag 3 uitvoeren
8 personen
52
Zwemvierdaagse dag 4 uitvoeren
8 personen
53
Eindcertificaten uitdelen
3 personen
54
Eindfoto maken
2 personen

Nazorg

55
Tafels afbreken
3 personen
56
Materialen verzamelen
3 personen
57
Afval verwijderen
2 personen
58
Registratiebalie opruimen
2 personen
59
Zwembadruimte schoonmaken
3 personen
60
Kleedkamers controleren
2 personen
61
Geleende spullen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
63
Deelnemersresultaten versturen
64
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletaantal 2
Mobiele telefoonaantal 4
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Zwemplankjesaantal 20
Pullbuoysaantal 20
Zwembandjesaantal 20
Startfluitaantal 2
Rondebordenaantal 8
Waterdichte stopwatchaantal 4
Teltellersaantal 8
Badmutsenaantal 120
Handdoekenaantal 20

Registratie

Polsbandjesaantal 150
Rondekaartenaantal 150
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Ordnersaantal 6
Printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 150
Certificatenaantal 150
Polsbandjessnijderaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsboeiaantal 2
Nooddekensaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Bannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Vloertrekkersaantal 3
Handvegersaantal 3
Afvalgrijpersaantal 2
Wasknijpersaantal 24

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare mokkenaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer direct welke vergunningen, zwembadregels en veiligheidsafspraken gelden. Leg ook vast hoeveel banen en zwemmers per startgroep mogelijk zijn.
Open de inschrijving pas nadat de afstanden, voorwaarden en privacytekst klaarstaan. Controleer contactgegevens kort na aanmelding en vraag medische informatie en dieetwensen uiterlijk één week voor de eerste zwemdag na.
Maak startgroepen op basis van afstand en verwachte drukte en druk de deelnemerslijsten minimaal één dag vooraf af. Sorteer polsbandjes, rondekaarten en naamstickers per groep, zodat registratie niet ophoopt.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start, maar ook bij registratie, baantelling en de route naar de kleedkamers. Zorg per actief onderdeel voor een vervanger en geef iedereen vóór de eerste start een korte instructie.
Leg materialen de avond ervoor klaar: rondeborden, een waterdichte stopwatch, teltellers, startfluit en schrijfmateriaal. Bereid certificaten en enveloppen vooraf voor; na vier dagen wil je niet nog namen en afstanden moeten uitzoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemvierdaagse organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het zwembad, de zwemdata en de vergunningen. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de eerste zwemdag, zodat je tijd houdt voor promotie en startgroepen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zwemvierdaagse?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de registratie, 1 bij de start en 1 per actieve baan of telpunt. Voor een kleine groep kom je vaak uit op 6 tot 8 vrijwilligers per zwemdag, inclusief een reserve.
Wanneer moet ik de startgroepen indelen?: Deel de startgroepen 3 tot 5 dagen voor de eerste zwemdag in, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Druk de deelnemerslijsten en sorteer de polsbandjes uiterlijk de avond ervoor.
Hoe regel je de registratie bij een zwemvierdaagse?: Zet de registratiebalie minimaal 30 minuten voor de eerste start klaar met lijsten, polsbandjes, rondekaarten, naamstickers en pennen. Controleer per deelnemer de contactgegevens en noteer afwijkingen direct op een klembord of in de administratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.