Organiser un mouvement de natation sur quatre jours

Un mouvement de natation de quatre jours se prépare d’abord comme une opération logistique, puis comme une compétition. Commencez par réserver la piscine, vérifier les autorisations et fixer les distances avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les groupes de départ, les bénévoles et le chronométrage. Les oublis les plus fréquents concernent les informations médicales, les besoins alimentaires, le trajet vers les vestiaires et le matériel de secours le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la piscine
2
Vérifier les autorisations
3
Enregistrer les temps de nage
2 personnes
4
Déterminer les distances de natation
2 personnes
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Ajouter le texte de confidentialité
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Afficher la promotion
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier les coordonnées
2 personnes
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Imprimer les listes de participants
16
Trier les bracelets
2 personnes
17
Collecter les informations médicales
18
Planifier les bénévoles
2 personnes
19
Coordonner les règles de la piscine
2 personnes
20
Créer le trajet vers les vestiaires
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Préparer les certificats
2 personnes
25
Créer la playlist musicale
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le kit de départ
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer les bannières et la signalétique
2 personnes
32
Brancher la musique
33
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
34
Briefer les bénévoles
3 personnes
35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Vérifier les inscriptions
3 personnes
37
Distribuer les bracelets
2 personnes
38
Accompagner les groupes de natation à la piscine
4 personnes
39
Encadrer les épreuves de natation
6 personnes
40
Tamponner les cartes de manche
3 personnes
41
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Distribuer les fruits
2 personnes
45
Informer les participants
2 personnes
46
Enregistrer les résultats finaux
2 personnes
47
Distribuer les certificats de la journée
3 personnes
48
Reconduire les participants
2 personnes
49
Clôturer l'enregistrement de la journée
2 personnes
50
Réaliser la 2e journée de la 4e journée de natation
8 personnes
51
Organiser la journée 3 de la Natation 4 jours
8 personnes
52
Organiser la 4e journée de la Semaine de natation
8 personnes
53
Distribuer les certificats de fin de formation
3 personnes
54
Prendre la photo finale
2 personnes

Suivi

55
Démonter les tables
3 personnes
56
Rassembler le matériel
3 personnes
57
Enlever les déchets
2 personnes
58
Ranger le bureau d’accueil
2 personnes
59
Nettoyer l'espace piscine
3 personnes
60
Vérifier les vestiaires
2 personnes
61
Rendre les articles empruntés
2 personnes
62
Ranger les stocks restants
2 personnes
63
Envoyer les résultats des participants
64
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 12
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tabletteqté 2
Téléphone mobileqté 4
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Planches de natationqté 20
Pullbuoysqté 20
Brassards de natationqté 20
Sifflet de départqté 2
Assiettes rondesqté 8
Chronomètre étancheqté 4
Compteurs de toursqté 8
Bonnets de bainqté 120
Serviettesqté 20

Inscription

Braceletsqté 150
Cartes rondesqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Classeursqté 6
Papier d’impressionqté 2
Enveloppesqté 150
Certificatsqté 150
Coupe-braceletsqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Bouée de sauvetageqté 2
Couvertures de survieqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bannièresqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Raclettes de solqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Pinces à lingeqté 24

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6
Gobelets réutilisablesqté 200
Mugs réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Courses

Conseils

Bloquez la piscine et les autorisations avant d’annoncer les dates. Définissez les distances, les règles et les conditions de participation au moins 6 semaines avant le premier jour.
Fermez les inscriptions assez tôt pour vérifier les coordonnées, recueillir les informations médicales et répartir les nageurs par groupes de départ. Imprimez les listes et préparez les bracelets au plus tard la veille.
Organisez le chronométrage avec deux solutions disponibles : un chronomètre étanche et un appareil de secours chargé. Prévoyez aussi des compteurs de tours et une personne chargée de noter les temps.
Attribuez les bénévoles par créneau plutôt que de compter sur une présence continue pendant 4 jours. Donnez à chacun une mission claire : accueil, vestiaires, sécurité, suivi des temps ou ravitaillement.
Faites une répétition du parcours d’accueil avant l’ouverture : comptoir d’inscription, vestiaires, bassin et sortie. Testez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges, les multiprises et les batteries externes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mouvement de natation de quatre jours ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la piscine, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions, constituer les groupes et planifier les bénévoles.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un mouvement de natation ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant le début de l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les coordonnées, les informations médicales et les besoins alimentaires, puis d’imprimer les listes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir par jour ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les vestiaires et 1 pour le suivi du bassin par créneau. Ajoutez une personne dédiée au chronométrage dès qu’il y a plusieurs groupes simultanés.
Que faut-il préparer la veille d’un mouvement de natation ?: Préparez les bracelets, listes de participants, étiquettes, certificats et groupes de départ. Testez aussi le chronomètre, l’imprimante et les appareils chargés au moins 12 heures avant l’ouverture.

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