Zo organiseer je een zwemtocht zonder losse eindjes

Begin niet met de catering, maar met de zwemroute en de haalbaarheid ervan. Controleer de zwemplek, regel toestemming en bepaal daarna afstand, tijd en veiligheidsbezetting. Zodra de route vaststaat, verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten en informeer je deelnemers precies over kleding en starttijd. In de laatste week controleer je het weer, inspecteer je de route opnieuw en zet je start, finish, omkleedruimte en materiaal logisch klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zwemroute vastleggen
2 personen
2
Zwemplek controleren
2 personen
3
Toestemming voor zwemmen regelen
4
Veiligheidsrisico’s van route beoordelen
2 personen
5
Zwemafstand en tijd bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Noodcontacten verzamelen
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemers informeren over kleding
13
Reservering voor materiaal maken
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Route opnieuw inspecteren
2 personen
18
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
19
EHBO-materiaal aanvullen
20
Start- en finishpunten markeren
3 personen
21
Tenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
23
Omkleedruimte inrichten
3 personen
24
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
27
Startnummers klaarleggen
2 personen
28
Veiligheidsbriefing voorbereiden
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
4 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Noodcontacten controleren
2 personen
32
Zwemregels uitleggen
2 personen
33
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
34
Zwemgroepen indelen
3 personen
35
Zwemtocht begeleiden
8 personen
36
Route en boeien bewaken
4 personen
37
Deelnemers bij finish opvangen
3 personen
38
Droge handdoeken uitdelen
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
42
Deelnemers begeleiden bij omkleden
2 personen
43
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

44
Finishmateriaal verwijderen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Tenten afbreken
4 personen
48
Locatie schoonmaken
5 personen
49
Afval wegbrengen
2 personen
50
Materiaal drogen en schoonmaken
3 personen
51
Geleend materiaal retourneren
2 personen
52
Gevonden voorwerpen sorteren
53
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Zwemboeienaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Peddelsaantal 4
Fluorescerende hesjesaantal 12
Startnummersaantal 60
Waterdichte polsbandjesaantal 60
Waterdichte routekaartenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafon
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Soeplepelsaantal 6

Keuken

Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Koekenpannenaantal 4
Kookpannenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6

Decoratie

Routepijlenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Krijtbordenaantal 4

Tips

Leg de zwemafstand en verwachte zwemtijd vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bij de aanmelding ook een noodcontact per deelnemer; dat voorkomt zoeken als iemand uitvalt of hulp nodig heeft.
Plan de laatste route-inspectie uiterlijk één dag voor de zwemtocht. Controleer dan opnieuw de waterkant, doorgangen en markeringen, omdat omstandigheden sinds de eerste controle kunnen zijn veranderd.
Maak de veiligheidscommunicatie zichtbaar bij de inschrijftafel. Geef deelnemers een startnummer of waterdicht polsbandje en spreek vooraf af hoe fluitjes, telefoons en portofoons worden gebruikt.
Zet de opbouw in vaste volgorde: eerst partytenten en tafels, daarna de inschrijftafel, omkleedruimte en routeaanduiding. Reken voor het klaarzetten minimaal 2 uur, zodat materiaal en veiligheidsmiddelen nog gecontroleerd kunnen worden.
Zet dranken en eten pas na de veiligheidscontrole klaar. Vul koelboxen op de ochtend zelf, houd warme dranken in thermoskannen en leg herbruikbare bekers en borden op één uitgiftepunt bij de finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemtocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, zwemplek en toestemming. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, materiaalreserveringen en veiligheidsafspraken.
Hoe bepaal ik de afstand van een zwemtocht?: Kies de afstand op basis van het niveau van de deelnemers en de beschikbare begeleiding. Leg ook een maximale zwemtijd vast, bijvoorbeeld 60 tot 90 minuten, zodat de veiligheidsbezetting planbaar blijft.
Wanneer controleer ik het weer voor een zwemtocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Communiceer uiterlijk de avond ervoor welke kleding, wijzigingen of annulering deelnemers moeten verwachten.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zwemtocht op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, omkleedruimte, markeringen en inschrijving. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige controle van veiligheidsmateriaal en communicatieapparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.