Zwemmarathon organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een zwemmarathon vraagt meer voorbereiding dan alleen banen reserveren en deelnemers uitnodigen. Je moet veiligheid, registratie, tijdwaarneming en de indeling van de startgroepen op elkaar afstemmen. Begin met de zwemlocatie, datum, vergunningen en het veiligheidsplan; leg daarna badmeesters, EHBO en inschrijvingen vast. In de laatste week controleer je al het reddingsmateriaal, de zwembanen, startnummers en catering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratietafel, een vrij EHBO-punt en goed zichtbare rondetellers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zwemlocatie reserveren
Evenementdatum bevestigen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Badmeesters inplannen
EHBO-bezetting vastleggen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Wedstrijdregels publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Catering reserveren
Materiaal inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en waterzone controleren
3 personen
Zwembanen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Omkleedruimtes controleren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen

Event

Veiligheidsbriefing geven
4 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Zwemcaps uitdelen
2 personen
Deelnemers naar start brengen
3 personen
Startsein geven
2 personen
Zwemveiligheid bewaken
6 personen
Rondes registreren
4 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Zwembadomgeving schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tussenstanden omroepen
Laatste ronde aankondigen
Finishers registreren
3 personen
Deelnemers opvangen
3 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Einduitslag bekendmaken
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Zwemmaterialen opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Uitslagen digitaal versturen
Deelnemersfoto's delen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Biertafelsaantal 4

Sportmateriaal

Zwembanenaantal 8
Startblokkenaantal 8
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Rescue tubesaantal 6
Stopwatchaantal 6
Telbordenaantal 8
Rondetellersaantal 8
Zwembrillenaantal 12
Reservezwemcapsaantal 20
Startnummersaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Sporthanddoekenaantal 20
Drinkflessenaantal 120
Kleedkamerbakkenaantal 8
Waterdichte scorekaartenaantal 150
Clipboardsaantal 12
Markeerstiftenaantal 24
Pionnenaantal 20
EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Fluitjesaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Medaillesaantal 120
Wisselbekersaantal 3

Apparatuur

Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 6
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Kookplatenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 80
Soeplepelsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 20
Startbord
Finishbord

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Thermosbekersaantal 12
Soepketelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 weken vooraf de zwemlocatie en evenementdatum vast. Controleer meteen welke vergunningen en veiligheidsafspraken gelden, zodat je niet pas na de publicatie van het inschrijfformulier tegen beperkingen aanloopt.
Plan per startgroep een duidelijke registratie- en starttijd en sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de zwemmarathon. Gebruik de aanmeldingen daarna voor startnummers, wedstrijdregels, dieetwensen en de groepsindeling.
Maak het veiligheidsplan concreet met bezetting per zwemzone: badmeesters, EHBO en reddingsmiddelen zoals reddingsboeien, reddingslijnen en rescue tubes. Controleer vóór opening of alle banen en de waterzone vrij zijn en wie bij een incident de leiding neemt.
Tel het materiaal minimaal 2 keer: bij de inventarisatie en op de dag vóór het evenement. Let vooral op zwembanen, startblokken, stopwatch, telborden, rondetellers, waterdichte scorekaarten, reservecaps en drinkflessen.
Richt de locatie minstens 2 uur voor de eerste start in. Zet eerst de registratietafel, het EHBO-punt en de omkleedruimtes klaar; plaats daarna tafels, stoelen, kleedkamerbakken, afvalbakken en de geluidset zodat deelnemersstromen elkaar niet kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zwemmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, datum, vergunningen en het veiligheidsplan. Plan badmeesters, EHBO en catering bij voorkeur 6 weken vooraf; zo houd je nog tijd over voor wijzigingen in de startgroepen.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een zwemmarathon?: Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen voor de wedstrijddag. Gebruik de definitieve lijst daarna voor startgroepen, startnummers, wedstrijdregels, medailles en de catering met verzamelde dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zwemmarathon op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie en plan de eerste veiligheidscontrole daarna in. Zwembanen, startblokken, reddingsmiddelen, registratie en EHBO moeten vóór de eerste deelnemer volledig gecontroleerd zijn.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een zwemmarathon?: Controleer vóór opening de zwembanen, startblokken, reddingsboeien, reddingslijnen, rescue tubes, stopwatch en rondetellers. Loop ook de route en waterzone na, test de microfoons en luidsprekers en controleer of registratie, EHBO en omkleedruimtes bruikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.