Checklist voor een zorgkamp organiseren

Een zorgkamp vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt tegelijk begeleiding, medische informatie, toestemmingen, toegankelijkheid, maaltijden en activiteiten. Begin met datum, programma en ruimtes en werk daarna naar deelnemersinformatie en concrete taakverdeling toe. Verzamel medische gegevens, dieetwensen en noodcontacten ruim vóór de start, zodat begeleiders weten wat er moet gebeuren. De checklist hieronder helpt je stap voor stap van eerste planning tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
Begeleiding en vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Medische informatie verzamelen
2 personen
Toestemmingen controleren
2 personen
Medicatieafspraken vastleggen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Dagprogramma uitwerken
3 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Reserveringen bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vers fruit en brood ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
Activiteitenruimtes inrichten
4 personen
Rustruimte inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
3 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen
Medicatie veilig opbergen
2 personen
Begeleiders instrueren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkomstprogramma begeleiden
4 personen
Groepsindeling toelichten
3 personen
Kennismakingsactiviteit begeleiden
5 personen
Dranken en fruit serveren
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
Rustmoment begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Avondsnack serveren
3 personen
Afscheidsmoment begeleiden
4 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen
Medicatie en persoonlijke spullen uitgeven
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Activiteitenmateriaal opruimen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Deelnemersinformatie verwijderen
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Rustbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Koelthermometersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 40

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 8
Spelkaartenaantal 4
Gezelschapsspellenaantal 6
Tekentafelsaantal 4
Kleurpotlodensetsaantal 8
Knutselmattenaantal 8

Schoonmaak

Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en ruimtes eerst vast. Reserveer daarna begeleiding en vrijwilligers, zodat je weet hoeveel deelnemers verantwoord kunnen worden begeleid.
Vraag medische informatie, medicatieafspraken, toestemmingen en noodcontacten bij de aanmelding uit. Controleer deze gegevens uiterlijk één week voor het zorgkamp en deel alleen wat begeleiders nodig hebben.
Werk het dagprogramma uit met rustmomenten en toegankelijke activiteiten. Controleer vooraf of de ruimtes, activiteiten en materialen passen bij de deelnemers en leg alternatieven klaar.
Bepaal cateringhoeveelheden pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Haal vers fruit en brood op de afgesproken dag en controleer of koeling, warmhoudbakken en serveermateriaal beschikbaar zijn.
Plan de opbouw op de startdag met vaste rollen. Open de locatie, ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen klaar en richt de ontvangstruimte in voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zorgkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en begeleiding. Verzamel medische informatie, toestemmingen en noodcontacten uiterlijk 1 week voor de start.
Welke informatie moet ik voor een zorgkamp verzamelen?: Vraag bij iedere deelnemer minimaal dieetwensen, medische informatie, medicatieafspraken, toestemmingen en noodcontacten uit. Controleer de gegevens 7 dagen vooraf en bespreek bijzonderheden met de aangewezen begeleiders.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een zorgkamp?: Dat hangt af van de ondersteuningsbehoefte en het programma; bepaal het aantal voordat je deelnemers definitief uitnodigt. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een begeleidersindeling met een verantwoordelijke per activiteit en rustmoment.
Wat moet je op de dag van een zorgkamp als eerste doen?: Open de locatie eerst, ventileer de ruimtes en controleer de toegankelijkheid. Zet daarna tafels, stoelen en de ontvangstruimte klaar, zodat registratie en ontvangst vóór de start kunnen plaatsvinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.