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Pflegecamp organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Pflegecamp braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnliches Gruppenprogramm: Neben Ort, Ablauf und Verpflegung müssen Betreuung, medizinische Informationen und Notfallkontakte zuverlässig geklärt sein. Beginne mit Datum, Programm und Räumen und arbeite dich anschließend zu Anmeldungen, Genehmigungen und Einsatzplänen vor. Kurz vor dem Termin zählen bestätigte Reservierungen, fertige Einkaufslisten und geprüfte Materialien. Am Veranstaltungstag erleichtern ein eingerichteter Empfang, gelüftete Räume und klar zugeteilte Betreuungskräfte den Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Räume reservieren

    2 Personen

  • Betreuung und Freiwillige werben

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Medizinische Informationen sammeln

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Medikationsvereinbarungen festhalten

    2 Personen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Tagesprogramm ausarbeiten

    3 Personen

  • Aktivitäten vorbereiten

    3 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Betreuer einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frisches Obst und Brot abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Aktivitätsräume einrichten

    4 Personen

  • Ruheraum einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    3 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

  • Medikamente sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Betreuer einweisen

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensprogramm begleiten

    4 Personen

  • Gruppeneinteilung erläutern

    3 Personen

  • Kennenlernaktivität begleiten

    5 Personen

  • Getränke und Obst servieren

    3 Personen

  • Kreative Aktivität begleiten

    5 Personen

  • Ruhephase betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abendspiel begleiten

    6 Personen

  • Abendimbiss servieren

    3 Personen

  • Abschiedsmoment begleiten

    4 Personen

  • Teilnehmer sicher abreisen lassen

    4 Personen

  • Medikamente und persönliche Gegenstände ausgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Material für Aktivitäten aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

  • Teilnehmerinformationen löschen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • RuhebänkeAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12
  • KühlthermometerAnz. 2

Dekoration

  • GirlandenAnz. 8
  • BallonsAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 40
  • ArmbänderAnz. 40

Sportmaterial

  • SoftbälleAnz. 8
  • KegelAnz. 20
  • ReifenAnz. 8
  • SpringseileAnz. 8
  • SpielkartenAnz. 4
  • GesellschaftsspieleAnz. 6
  • ZeichentischeAnz. 4
  • BuntstiftsetsAnz. 8
  • BastelmattenAnz. 8

Reinigung

  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre medizinische Informationen, Medikationsvereinbarungen und Notfallkontakte nicht erst beim Empfang. Sammle diese Angaben mit der Anmeldung und lege fest, wer sie vertraulich verwaltet.
  • Plane Betreuungskräfte nach dem Tagesprogramm ein, nicht nur nach der erwarteten Teilnehmerzahl. Weise jeder Schicht und jeder Aktivität eine verantwortliche Person zu und halte Ausfälle als Ersatz ein.
  • Schließe Cateringmengen und Einkaufsliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher ab. Berücksichtige dabei Ernährungswünsche und hole frisches Obst und Brot möglichst am Veranstaltungstag ab.
  • Prüfe Barrierefreiheit und Räume vor dem Aufbau vor Ort. Öffne die Location, lüfte die Räume und richte zuerst Empfang, Sitzplätze und Ruhemöglichkeiten ein, bevor Dekoration oder Aktivitäten folgen.
  • Teste Technik und Küchenmaterial am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Kühlmöglichkeiten gehören dabei genauso auf die Prüfliste wie Geschirr und Schneidebretter.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Pflegecamp planen?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Betreuung. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise abgeschlossen werden.
Welche medizinischen Informationen braucht man für ein Pflegecamp?
Erfasse pro Teilnehmer medizinische Hinweise, relevante Medikationen, vereinbarte Unterstützung und mindestens einen Notfallkontakt. Lege spätestens 1 Woche vorher fest, wer diese Informationen im Notfall einsehen darf.
Wann sollte man das Catering für ein Pflegecamp festlegen?
Lege Mengen und Ernährungswünsche 7 bis 10 Tage vor dem Camp fest und schließe die Einkaufsliste danach ab. Frisches Obst und Brot kannst du am Veranstaltungstag abholen, sofern die Abholung verbindlich organisiert ist.
Was muss am Morgen des Pflegecamps zuerst erledigt werden?
Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, Lüften, den Aufbau von Tischen und Stühlen sowie den Empfangsbereich ein. Danach prüfst du Technik, Materialien, Getränke und die Einteilung der Betreuungskräfte.

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