Organiser un camp de soins : la checklist complète

Un camp de soins demande une préparation plus précise qu’une simple journée d’activités. Il faut coordonner les inscriptions, les informations médicales, les autorisations, les accompagnateurs et les rendez-vous liés aux médicaments, sans oublier les repas et l’accessibilité. Cette checklist de 64 tâches et 47 fournitures suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations à l’ouverture du lieu. Utilise-la pour savoir quoi régler, quand relancer les participants et ce qui doit être vérifié le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
Recruter des accompagnateurs et des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Noter les rendez-vous pour les médicaments
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Élaborer le programme de la journée
3 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Confirmer les réservations
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les fruits frais et le pain
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
Aménager les salles d’activités
4 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer le repas du soir
3 personnes
Préparer la liste des présences
Ranger les médicaments en toute sécurité
2 personnes
Informer les accompagnateurs
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner le programme d'accueil
4 personnes
Expliquer la répartition des groupes
3 personnes
Animer l’activité de знакомства
5 personnes
Servir les boissons et les fruits
3 personnes
Encadrer l'activité créative
5 personnes
Animer la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Animer le jeu du soir
6 personnes
Servir la collation du soir
3 personnes
Animer le moment d’au revoir
4 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes
Distribuer les médicaments et les effets personnels
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Ranger le matériel d'activités
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Supprimer les informations des participants
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Bancs de reposqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couvertsqté 40
Louchesqté 6
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12
Thermomètres de réfrigérationqté 2

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 60
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 40

Matériel de sport

Balles souplesqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 6
Tables à dessinqté 4
Sets de crayons de couleurqté 8
Tapis de bricolageqté 8

Nettoyage

Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis réserve les espaces avant d’envoyer les invitations. Prévois plusieurs zones distinctes, notamment pour l’accueil, les activités et les pauses.
Demande les informations médicales, les contacts d’urgence, les autorisations et les besoins alimentaires dès l’inscription. Fixe une date limite au moins 10 jours avant le camp pour relancer les dossiers incomplets.
Prépare un tableau des accompagnateurs avec les participants suivis, les rendez-vous pour les médicaments et les besoins spécifiques. Fais une dernière vérification avec chaque responsable 48 heures avant le début.
Calcule les repas après la clôture des inscriptions, en séparant les régimes et allergies signalés. Vérifie aussi les quantités de vaisselle, de gobelets, de pichets, de thermos et de matériel de maintien au chaud.
Le jour du camp, ouvre le lieu au moins 90 minutes à l’avance. Aère les espaces, installe les tables et les chaises, aménage l’accueil et teste les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphone avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp de soins ?: Envoie-les environ 6 semaines avant le camp afin de laisser le temps de répondre et de recueillir les informations nécessaires. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand demander les informations médicales et les contacts d’urgence ?: Demande-les au moment de l’inscription, pas quelques jours avant le camp. Vérifie que chaque dossier est complet au plus tard 7 jours avant le début et relance immédiatement les familles concernées.
Combien de temps prévoir pour installer un camp de soins ?: Prévois au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’aérer les espaces, d’installer le mobilier, de préparer l’accueil et de tester le matériel électrique et audio.
Quand finaliser les quantités de repas et de matériel ?: Finalise les quantités après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant le camp. Garde une marge pour les portions supplémentaires et vérifie séparément les besoins alimentaires signalés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.