Zomermarkt organiseren: complete checklist en planning

Een zomermarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en tafels neerzetten. Je moet standhouders tijdig vastleggen, standplaatsen en veiligheidsroutes indelen en stroom en afval reserveren. Ook bezoekersinformatie, dieetwensen, betaalmogelijkheden en een plan voor wisselvallig weer horen erbij. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en houd op de dag zelf tijd over voor de opbouw, controle en ontvangst van bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Marktkramers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reservering stroomaansluiting maken
Reservering afvalinzameling maken
Plattegrond van markt maken
2 personen
Veiligheidsroutes bepalen
2 personen
Standhouders bevestigen
Bezoekersinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Standhouders opnieuw informeren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Contant geld klaarleggen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Levering controleren
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebord plaatsen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Kassa's en betaalpunten testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaats wijzen
3 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Marktplein schoonhouden
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Kramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Borg en sleutels afhandelen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Stroomkabels verwijderen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 12
Opbergboxenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Presentatiestandaardsaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerplateausaantal 12
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Staande ventilatorenaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schalenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
IJslepelsaantal 4
Koelelementenaantal 24
Foliehoudersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloembakkenaantal 8
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 20
Tafelnummersaantal 12
Ballonnenaantal 80

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6
Desinfectiespraysaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen pas definitief vast nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd ruimte vrij voor looproutes, een koffie- en theepunt, afvalinzameling en eventuele partytenten.
Reserveer stroom en afvalinzameling vroeg en controleer de aansluitpunten opnieuw voordat je de plattegrond publiceert. Neem bij de opbouw verlengkabels mee en test betaalterminals voordat bezoekers komen.
Stuur standhouders na het controleren van de weersverwachting opnieuw een bericht met de actuele aanvangstijd, laad- en losafspraken en informatie over hun toegewezen plek. Doe dit uiterlijk de dag vóór de markt.
Koel dranken niet pas bij opening, maar begin enkele uren eerder zodat herbruikbare drinkglazen en waterkannen direct kunnen worden gebruikt. Zet koffie- en theepunt, hapjes en servies op een vaste plek die niet in een veiligheidsroute staat.
Plan op de dag zelf extra tijd tussen locatie openen en de start van de markt. Controleer eerst terrein, levering en stroom, bouw daarna marktkramen op en stel pas vervolgens tafels, stoelen en presentatiemateriaal op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomermarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, tijden en het benaderen van marktkramers. Plan de plattegrond, veiligheidsroutes, stroom en afval uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt.
Wanneer moet ik standhouders definitief bevestigen?: Bevestig standhouders zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en standplaatsen zijn toegewezen, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Stuur na de weerscontrole nog één update uiterlijk de dag vóór de markt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een zomermarkt?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte bezoekersduur. Plan extra water bij warm weer en koel de eerste voorraad enkele uren vóór opening.
Wanneer controleer ik de locatie en de opbouw?: Open de locatie minimaal 2 uur vóór aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor terrein, levering en stroom, bouw daarna de kramen en tafels op en reserveer minstens 30 minuten voor een laatste veiligheidscontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.