Zomermarkt organiseren: complete checklist

Een zomermarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en vergunningen, daarna kraamhouders, deelnemers en promotie. In de laatste weken draait alles om de kraamindeling, leveringen, materiaal en weersverwachting. Denk ook aan zaken die snel worden vergeten, zoals kraamgewichten, koelelementen, kabelhaspels en een duidelijke plattegrond. Met deze checklist houd je overzicht tot en met de opbouw en opening van de markt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en terrein indelen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Reserveringen maken
Kraamhouders benaderen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Marktkramen labelen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Kraamhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Kramen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad controleren
Verlichting inschakelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop en catering afsluiten
3 personen
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Marktkramen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Locatie netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kleedjes voor tafelsaantal 16
Kraamgewichtenaantal 24
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Handwasbakkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Batterijlampenaantal 12
Contantgeldkistjesaantal 4
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Megafoon

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloembakkenaantal 8
Kraamdoekenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Houders voor bewegwijzeringaantal 12
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de datum, openingstijden en terreinindeling eerst vast. Vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan en reserveer daarna pas definitief de benodigde marktkramen, partytenten en tafels.
Benader kraamhouders ruim voor de markt en verstuur deelnemersvoorwaarden en praktische informatie uiterlijk twee weken vooraf. Vraag dieetwensen en geef per deelnemer de kraamlocatie en aankomsttijd door.
Controleer in de laatste week niet alleen de weersverwachting, maar ook de voorraad. Tel onder meer herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden, besteksets, kraamgewichten en verlengkabels.
Plan leveringen met een concreet tijdvak op de eventdag. Ontvang materialen vóór de opbouw begint en zet koelboxen met koelelementen, dranken en hapjes apart zodat ze niet tussen de marktkramen verdwijnen.
Maak vóór opening een korte terreinronde. Controleer kraamlabels, bewegwijzering, plattegronden, kabels, handwasbakken, betaalterminals en de plek van het contantgeldkistje; leg een megafoon en batterijlampen bereikbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomermarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Benader kraamhouders daarna direct, zodat je uiterlijk 4 weken voor de markt de deelnemerslijst en kraamindeling kunt maken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een zomermarkt aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken vóór de markt. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de voorwaarden meteen bij het vastleggen van het terrein.
Hoeveel bekers en servies heb ik nodig voor een zomermarkt?: Reken voor drinken en hapjes op minimaal 1 herbruikbare beker, 1 bord en 1 bestekset per verwachte bezoeker, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor koffie plan je daarnaast voldoende koffiekopjes en thermoskannen voor de drukste momenten.
Wanneer maak ik de kraamindeling voor een zomermarkt?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en werk die uiterlijk 2 weken vooraf definitief uit. Stuur deelnemers daarna hun kraamnummer, plattegrond, aankomsttijd en praktische informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.