Checklist pour organiser un marché d'été

Un marché d'été demande une coordination précise entre les exposants, le lieu et les livraisons. Commencez par fixer la date et les horaires, puis réservez le matériel et demandez les autorisations nécessaires. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des stands doivent être finalisés avant la communication publique. Cette checklist vous aide à avancer dans l'ordre, jusqu'au contrôle du site le jour du marché.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
Demander les autorisations
Faire les réservations
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les conditions de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer la signalétique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter les stands du marché
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accompagner les stands
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Allumer l’éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands du marché
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Nappes de tableqté 16
Poids de standqté 24
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Lavabos pour les mainsqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Lampes à batterieqté 12
Caisses pour espècesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Mégaphone

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Jardinièresqté 8
Draps de standqté 12
Badges nominatifsqté 40
Supports pour la signalétiqueqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les autorisations dès que la date et le lieu sont arrêtés : certaines démarches prennent plusieurs semaines. Préparez aussi un plan indiquant les tentes, les stands, les tables et les accès.
Contactez les exposants avant de publier les informations définitives. Donnez-leur une date limite d'inscription et demandez leurs besoins en alimentation, en électricité et en mobilier.
Finalisez la répartition des stands au moins 7 jours avant l'ouverture. Envoyez ensuite à chaque participant son emplacement, les horaires de livraison et les conditions de participation.
Vérifiez le matériel quelques jours avant le marché, notamment les poids de stand, les rallonges, les multiprises et les terminaux de paiement. Prévoyez des lampes à batterie si le montage ou le démontage se fait tôt ou tard.
Le jour précédent, mettez les boissons au frais et préparez les en-cas. Le matin du marché, contrôlez les livraisons, la signalétique, les lavabos pour les mains et la circulation entre les stands avant l'arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d'été ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, réserver les tentes et contacter les exposants.
Quand faut-il confirmer les exposants d'un marché d'été ?: Fixez une date limite d'inscription environ 4 semaines avant l'événement. Finalisez la répartition des stands et envoyez les informations pratiques au plus tard 7 jours avant l'ouverture.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis faites une dernière vérification 24 heures avant le marché. Cela permet d'adapter les tentes, les poids de stand et la protection du matériel.
Que faut-il préparer la veille d'un marché d'été ?: Préparez la signalétique, les badges nominatifs, le plan imprimé et les en-cas la veille. Mettez aussi les boissons au frais et confirmez les horaires de livraison avec chaque fournisseur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.