Zo organiseer je een zomermarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en marktvergunning; zonder die drie kun je geen kraamhouders of leveranciers definitief vastleggen. Werk daarna naar buiten: registreer de kramen, deel het terrein in en bevestig afspraken schriftelijk. In de laatste week controleer je weersverwachting, boodschappen en huurmaterialen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een logische route en een aparte plek voor kassa’s, wisselgeld en koelproducten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktvergunning aanvragen
3
Locatie reserveren
4
Leveranciers benaderen
2 personen
5
Kraamhouders registreren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Markt online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Stands indelen
2 personen
11
Kraamhouders informeren
12
Reserveringen bevestigen
13
Weersverwachting controleren
14
Weersinformatie delen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Huurmaterialen ophalen
2 personen
18
Koelproducten inkopen
2 personen
19
Materialen sorteren
3 personen
20
Informatieborden maken
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Kassa's controleren
2 personen
23
Wisselgeld klaarleggen
2 personen

Event

24
Kraamhouders ontvangen
3 personen
25
Terrein afzetten
3 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Kraamdoeken bevestigen
3 personen
30
Stroompunten controleren
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Routeborden plaatsen
2 personen
34
Informatiebalie inrichten
2 personen
35
Kassa's inrichten
2 personen
36
Betaalterminals testen
2 personen
37
Koelboxen vullen
3 personen
38
Dranken koud zetten
3 personen
39
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
4 personen
41
Servies klaarzetten
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Kraamhouders briefen
2 personen
45
Opening aankondigen
46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Informatie verstrekken
2 personen
48
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken uitgeven
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten bijvullen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Kassa-afsluiting voorbereiden
2 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Kraamhouders uitchecken
2 personen
59
Kassa's afsluiten
2 personen
60
Restanten veilig verpakken
3 personen

Nazorg

61
Tafels afruimen
4 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
5 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Verlichting afbreken
3 personen
67
Partytenten afbreken
6 personen
68
Meubilair terugbrengen
3 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Koelboxen leegmaken
2 personen
71
Restanten opruimen
2 personen
72
Kassageld veiligstellen
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Kraamdoekenaantal 12
Tafelkleedjesaantal 18
Kledingrekkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Parasolvoetenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lampstatievenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Infobordenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 18
Naamkaartjesaantal 40
Stiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30
Handwasbakkenaantal 2
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 30
Rubberen handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

Afzetpionnenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Zandzakkenaantal 24
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 100
Programmaboekjesaantal 300
Plattegrondenaantal 150
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Contantgeldkistjesaantal 3
Kassabonnenrollenaantal 12
Polsbandjesaantal 300

Transport

Transportkarrenaantal 4
Steekwagensaantal 2
Spanbandenaantal 12
Dekzeilenaantal 6

Tips

Vraag de marktvergunning minimaal 6 tot 8 weken vooraf aan. Controleer meteen of je extra toestemming nodig hebt voor partytenten, stroompunten of verkoop van eten en drinken.
Leg kraamhouders uiterlijk 2 weken voor de markt vast en vraag per stand de afmetingen, stroombehoefte en dieet- of productinformatie op. Zo voorkom je dat je de stands op de dag zelf opnieuw moet indelen.
Maak de terreinindeling op schaal en houd tussen kramen en looproutes minimaal 1,5 meter vrij. Reserveer daarnaast ruimte voor ontvangst, opslagboxen, koelboxen en een duidelijk gemarkeerde uitgang.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en deel één concreet bericht met kraamhouders: aankomsttijd, route, wat zij zelf meenemen en wat er bij regen gebeurt. Zet partytenten, parasolvoeten en bevestigingsmateriaal niet pas op de ochtend zelf klaar.
Test kassa’s, betaalterminals, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór opening. Leg per kassa wisselgeld klaar en laad powerbanks volledig op; reken niet op één betaalmethode of één stroompunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomermarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en vergunning. Plan de kraamhouders en leveranciers uiterlijk 4 weken vooraf en rond de praktische controle 48 uur voor opening af.
Hoe deel je kramen in op een zomermarkt?: Maak de indeling minimaal 2 weken vooraf op basis van kraamafmetingen en stroombehoefte. Houd minstens 1,5 meter vrij voor looproutes en zet vergelijkbare of drukbezochte stands niet allemaal naast elkaar.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een zomermarkt?: Reken bij warm weer op ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker voor de eerste 2 uur, plus extra water voor kraamhouders en medewerkers. Koelproducten koop je bij voorkeur in de laatste 24 uur in en bewaar je direct in koelboxen.
Wanneer controleer je het weer voor een zomermarkt?: Controleer de verwachting 72 uur en opnieuw 48 uur voor aanvang. Deel daarna de definitieve weersinformatie en instructies over tenten, kleding en eventuele wijzigingen met alle kraamhouders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.