Zesuursrace organiseren: checklist en planning
Een zesuursrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en starttijd. Je moet vergunningen, verkeersveiligheid, EHBO, tijdregistratie en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Plan eerst de route en locaties, regel daarna de officiële en technische zaken en werk in de laatste weken de deelnemers en bezetting af. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, van de eerste reserveringen tot koude dranken en gecontroleerde fietsen op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Route inspecteren
3 personen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars reserveren
EHBO-bezetting regelen
Tijdregistratie reserveren
Start- en finishlocatie reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routebordjes sorteren
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Event
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
EHBO-team ontvangen
2 personen
Route uitzetten
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Pijlen en waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Registratietafel opbouwen
3 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Omroep en speakers plaatsen
2 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Transponders uitdelen
2 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startopstelling maken
4 personen
Start van de race begeleiden
6 personen
Rondegegevens registreren
3 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Koersveiligheid controleren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Waterpost bemannen
3 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Omroepberichten verzorgen
2 personen
Eindfase aankondigen
2 personen
Finish registreren
4 personen
Transponders innemen
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
4 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Start- en finishboog afbreken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tijdregistratie demonteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag online publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 30
Sportmateriaal
- Verkeershekkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 60
- Routepijlenaantal 35
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Startnummersaantal 120
- Nummerhoudersaantal 120
- Transpondersaantal 120
- Rondebord
- Reservefietspompenaantal 4
- Fietsreparatiestandaardsaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Bandenlichtersaantal 8
- Fietsrekkenaantal 12
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Printersaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Megafoonsaantal 3
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Koekastjesaantal 2
Catering
- Start- en finishboog
- Prijzentafel
- Medaillesaantal 20
- Bekers voor winnaarsaantal 6
- Boodschappen
Schoonmaak
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrolhoudersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
Decoratie
- Sponsorbannersaantal 12
- Rood-wit lintaantal 6
- Pijlen voor parkeerrouteaantal 12
Tips
- Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast. Controleer de route daarna nogmaals ter plaatse en verwerk knelpunten in het verkeersplan, inclusief verkeershekken, kegels, routepijlen en waarschuwingsborden.
- Regel vergunning, verzekering, verkeersregelaars en EHBO niet pas nadat de inschrijvingen zijn geopend. Houd voor de wedstrijddag één overzicht bij met contactpersonen, bezetting en telefoonnummers.
- Test de tijdregistratie met transponders, laptop, printer en eventuele rondeborden vóór de race. Doe die test minstens één keer met een volledige startgroep, zodat je ook reserveprocedures hebt bij een lege accu of verbindingsprobleem.
- Maak de vrijwilligersindeling pas nadat je startgroepen en taken duidelijk zijn. Reserveer aparte mensen voor routeposten, registratie, fietsreparatie, catering en de finish; één vrijwilliger kan niet tegelijk meerdere posten bewaken.
- Koop gekoelde producten en zet dranken pas kort voor de race koud, maar controleer eerder al koeling, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting. Leg daarnaast reservebinnenbanden, bandenlichters, fietspompen en gereedschapskoffers klaar bij de reparatieplek.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een vergunning voor een zesuursrace aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan, bij voorkeur enkele maanden vóór de race. De benodigde termijn verschilt per gemeente, dus controleer die direct voordat je uitnodigingen en inschrijvingen publiceert.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zesuursrace?
- Dat hangt af van het aantal routeposten en deelnemers, maar plan minimaal één bezette post per verkeers- of veiligheidslocatie en aparte bezetting voor registratie, tijdregistratie, EHBO, catering en fietsreparatie. Maak daarnaast een reservepool van minstens 2 vrijwilligers voor uitval tijdens 6 uur racen.
- Wanneer moet ik de tijdregistratie van een zesuursrace testen?
- Test het systeem uiterlijk 1 week vóór de race met transponders, laptop en printer. Herhaal een korte controle op de wedstrijddag vóór de eerste startgroep en leg een handmatige noodregistratie klaar.
- Hoe ver van tevoren moet ik deelnemers bevestigen?
- Verstuur de deelnemersbevestiging ongeveer 1 tot 2 weken vóór de race, nadat aanmeldingen, dieetwensen en startgroepen zijn verwerkt. Vermeld daarin starttijd, route-informatie, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!