Organiser une course de six heures sans rien oublier

Une course de six heures demande une préparation sportive, administrative et logistique qui commence bien avant le jour du départ. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, organiser les secours et prévoir un système de chronométrage fiable. Les inscriptions, les bénévoles, les dossards et les groupes de départ doivent ensuite être coordonnés avec précision. Cette checklist regroupe les étapes et le matériel nécessaires, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Inspecter le parcours
3 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver des agents de circulation
Organiser le personnel de premiers secours
Réserver le chronométrage
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les dossards
2 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les panneaux de direction
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
Accueillir l’équipe de premiers secours
2 personnes
Tracer l’itinéraire
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les flèches et les panneaux d'avertissement
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer la table d’inscription
3 personnes
Installer le système de chronométrage
3 personnes
Installer la sonorisation et les enceintes
2 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Balisage du parking à vélos
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Distribuer les transpondeurs
2 personnes
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Mettre en place l'installation de départ
4 personnes
Animer le départ de la course
6 personnes
Enregistrer les données du tour
3 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Vérifier la sécurité de la course
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Tenir le point d'eau
3 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
Gérer les annonces
2 personnes
Annoncer la phase finale
2 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le chronométrage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 30

Matériel de sport

Barrières de circulationqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'avertissementqté 12
Numéros de départqté 120
Porte-numérosqté 120
Transpondeursqté 120
Tableau rond
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Supports de réparation de véloqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 8
Porte-vélosqté 12

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pince de serviceqté 8
Petites boîtes à biscuitsqté 2

Catering

Arche de départ et d’arrivée
Table des prix
Médaillesqté 20
Trophées pour les gagnantsqté 6
Courses

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Décoration

Bannières sponsorsqté 12
Ruban rouge et blancqté 6
Panneaux pour l'itinéraire de stationnementqté 12

Conseils

Commence les démarches administratives dès que la date et l’itinéraire sont fixés : autorisation, assurance, plan de circulation et agents de circulation peuvent prendre plusieurs semaines.
Inspecte le parcours au moins deux fois, dont une fois avec les responsables de la sécurité. Vérifie les intersections, les zones dangereuses, les emplacements des flèches, cônes, barrières et panneaux d’avertissement.
Teste le chronométrage avant l’ouverture des inscriptions, puis refais un essai complet avec les transpondeurs, le système de pointage, l’ordinateur portable et les imprimantes quelques jours avant la course.
Fixe une date limite d’inscription au minimum 7 jours avant l’épreuve. Tu auras ainsi le temps de répartir les groupes de départ, préparer les numéros et envoyer les confirmations.
Achète les produits frais et mets les boissons au frais la veille, pas le matin du départ. Prévois aussi un espace distinct pour les vélos, les réparations et le matériel de rechange afin d’éviter les croisements avec l’accueil.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une course de six heures ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le parcours, les secours et le chronométrage doivent être sécurisés avant de publier le formulaire d’inscription.
Quand fermer les inscriptions pour une course de six heures ?: Ferme les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, répartir les départs, préparer les dossards et envoyer une confirmation complète à chaque participant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de points à surveiller, mais prévois au minimum un responsable pour chaque poste de circulation, d’accueil, de ravitaillement et de réparation. Établis la répartition finale 3 à 5 jours avant la course.
Quand préparer le matériel et les boissons ?: Prépare les dossards, cartes, talkies-walkies et équipements de chronométrage la veille. Achète les produits frais au plus tard la veille et mets les boissons au frais plusieurs heures avant le départ.

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