Checklist para una carrera de seis horas sin imprevistos

Una carrera de seis horas necesita bastante más que una ruta y una línea de salida. Hay que cerrar permisos, seguros, control del tráfico, primeros auxilios y cronometraje antes de abrir las inscripciones. Después vienen los grupos de salida, los voluntarios, los dorsales, las bicicletas y la logística de meta. Esta checklist reúne las 79 tareas y 59 materiales del plan para que sepas qué resolver primero y qué comprobar justo antes de la prueba.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Inspeccionar la ruta
3 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Reservar agentes de tráfico
Organizar personal de primeros auxilios
Reservar control horario
Reservar la salida y la meta
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Preparar los dorsales
2 personas
Probar el registro horario
2 personas
Comprobar bicicletas y materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Ordenar los carteles de ruta
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Instruir a los reguladores de tráfico
3 personas
Recibir al equipo de primeros auxilios
2 personas
Trazar la ruta
6 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar flechas y señales de advertencia
4 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Montar la mesa de registro
3 personas
Instalar control horario
3 personas
Instalar la megafonía y los altavoces
2 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Delimitar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Repartir transpondedores
2 personas
Revisar técnicamente las bicicletas
3 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Montar la disposición inicial
4 personas
Coordinar la salida de la carrera
6 personas
Registrar los datos de la ronda
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
Comprobar la seguridad del recorrido
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Cubrir el puesto de agua
3 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Publicar los tiempos intermedios
2 personas
Gestionar anuncios por megafonía
2 personas
Anunciar la fase final
2 personas
Registrar la meta
4 personas
Recoger los transpondedores
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Acompañar a los participantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el control de tiempo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el punto de catering
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar el resultado en línea
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 30

Material deportivo

Vallas de tráficocant. 40
Conos de tráficocant. 60
Flechas de rutacant. 35
Señales de advertenciacant. 12
Dorsalescant. 120
Portanúmeroscant. 120
Transponderscant. 120
Platos redondos
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Soportes para reparar bicicletascant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Portabicicletascant. 12

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilcant. 2
Impresorascant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Cables de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para servircant. 8
Galletitas de cacaocant. 2

Catering

Arco de salida y meta
Mesa de premios
Medallascant. 20
Tazas para los ganadorescant. 6
Compras

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de toallascant. 4
Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Decoración

Banners de patrocinadorescant. 12
Cinta rojo y blancocant. 6
Señales para la ruta de aparcamientocant. 12

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de solicitar permisos: la autorización debe incluir el recorrido, los cruces afectados y el horario completo de la carrera.
Prueba el sistema de cronometraje con el portátil, las impresoras y los transpondedores antes del día del evento. Haz una simulación completa, incluida la impresión de resultados.
No dejes la seguridad para la última semana: reserva con antelación a los agentes de tráfico y al personal de primeros auxilios, y coloca vallas, conos y señales de advertencia según el plan de tráfico.
Envía la confirmación a cada participante cuando estén cerrados los grupos de salida. Incluye el dorsal, la hora asignada, el mapa de ruta y cualquier preferencia dietética registrada.
Prepara el material técnico y de avituallamiento el día anterior: revisa bombas, cámaras de aire, herramientas y soportes de reparación, y enfría las bebidas con tiempo suficiente para las seis horas de actividad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de seis horas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar la ruta, tramitar permisos y seguro, reservar control horario, salida, meta, tráfico y primeros auxilios antes de abrir las inscripciones.
¿Qué permisos hacen falta para una carrera de seis horas?: Depende del recorrido y de las vías utilizadas, pero debes solicitar autorización para la ruta y preparar un plan de tráfico. Hazlo antes de publicar el formulario de inscripción, idealmente con varias semanas de margen.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de seis horas?: El número depende de los cruces, los puntos de control y la zona de salida y meta. Calcula los puestos antes de reclutar y añade al menos un sustituto por cada turno para cubrir descansos y ausencias.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales y el material de cronometraje?: Prepara los dorsales cuando se cierren las inscripciones y comprueba el cronometraje al menos 7 días antes. El día anterior, verifica transpondedores, impresoras, mapas, walkie-talkies, cables y alimentación eléctrica.

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