Zeskamp organiseren: checklist en planning
Een zeskamp vraagt meer voorbereiding dan alleen zes spellen klaarzetten. Je regelt deelnemers, teams, vrijwilligers, materiaal, scoreformulieren, eten en een plan voor regen of vertraging. Begin met datum en locatie en werk daarna toe naar een duidelijke wedstrijddag. Reserveer op tijd de partytenten, tafels en spelmaterialen, en controleer vlak voor de start of elk onderdeel compleet is. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding en de uitvoering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Spelonderdelen definitief kiezen
3 personen
Deelnemersaantallen inschatten
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling versturen
Weersverwachting controleren
Reserveringen bevestigen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Scoreformulieren maken
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Spelmateriaal inventariseren
2 personen
Materialen reserveren
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Fruit en snacks sorteren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Wedstrijdposten uitzetten
4 personen
Spelmateriaal per post klaarzetten
6 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Scoretafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams aanmelden
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Spelronde één begeleiden
8 personen
Spelronde twee begeleiden
8 personen
Spelronde drie begeleiden
8 personen
Scores na elke ronde verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Snacks en fruit aanvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Broodjes serveren
4 personen
Spelronde vier begeleiden
8 personen
Spelronde vijf begeleiden
8 personen
Spelronde zes begeleiden
8 personen
Tussenstanden bekendmaken
Eindscores controleren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
4 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Spelmateriaal verzamelen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Biertafelsaantal 6
- Krukkenaantal 12
- Kleedkamertafelsaantal 2
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 40
- Markeringslintaantal 4
- Teamhesjesaantal 60
- Stopwatchesaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Scorebordenaantal 6
- Scorekaartenaantal 80
- Pennenaantal 20
- Emmersaantal 12
- Sponzenaantal 30
- Waterbakkenaantal 6
- Touwenaantal 8
- Springtouwenaantal 12
- Ballenaantal 20
- Estafettestokkenaantal 12
- Hoepelsaantal 12
- Zandzakkenaantal 12
- Blinddoekenaantal 12
- Plastic bekers voor spellenaantal 100
- Kruiptunnelsaantal 2
- Hindernisblokkenaantal 12
- Trekkoord
- Rubberen mattenaantal 8
- Meetlintenaantal 3
- Basketbalringenaantal 2
- Plastic kegelsaantal 20
- Pittenzakkenaantal 20
- Lijmdozenaantal 2
- Touwtrektouw
- Startpistool
- Reservebatterijenaantal 2
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Luidsprekerstandaardsaantal 2
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 2
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Teamvlaggenaantal 6
- Welkomstbord
- Richtingsbordenaantal 12
- Prijstrofeeënaantal 3
- Medaillesaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmers voor schoonmaakaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de spelonderdelen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Dan kun je de benodigde materialen reserveren, spelregels uitschrijven en controleren of elk onderdeel op de locatie past.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de zeskamp. Gebruik het definitieve aantal deelnemers daarna voor teams, broodjes, fruit, snacks en drank.
- Maak per spel één scoreformulier en leg reservepennen klaar. Noteer ook wie de tijd bijhoudt; bij meerdere onderdelen heb je per onderdeel een vrijwilliger met een stopwatch of fluitje nodig.
- Stuur de teamindeling en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, kledingadvies, locatie, eventuele kleedruimte en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan ook reserveringen en vrijwilligers. Zet partytenten, rubbere matten en waterbakken niet pas op het laatste moment klaar: markeer de spelzones vooraf met pionnen en markeringslint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zeskamp organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je ongeveer 2 weken voor de zeskamp met een definitief deelnemersaantal de teams en boodschappen kunt afronden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zeskamp?
- Reken minimaal op één begeleider per spelonderdeel en daarnaast één persoon voor de totaalscore en praktische zaken. Voor zes onderdelen kom je dus uit op ten minste 7 vrijwilligers; bij jonge deelnemers of complexe spellen zijn 8 tot 10 mensen prettiger.
- Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een zeskamp?
- Reken bij warm weer op ongeveer 1,5 liter drinken per deelnemer voor de hele activiteit, naast water tijdens de spellen. Koel het eerste deel vooraf en zet extra water klaar bij de spelzones, zodat deelnemers niet alleen tijdens pauzes kunnen drinken.
- Wat moet ik 1 dag voor een zeskamp controleren?
- Controleer de weersverwachting, het deelnemersaantal, de teamindeling, vrijwilligers, reserveringen en alle spelmaterialen. Leg houdbare boodschappen, scorekaarten, pennen, hesjes en prijzen klaar; bereid fruit, snacks, hapjes en broodjes zo veel mogelijk diezelfde dag voor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!