Checklist para organizar un Hexatlón sin olvidar nada

Organizar un Hexatlón requiere coordinar pruebas, equipos, material y tiempos en el mismo día. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto: primero defines fecha, lugar y participantes; después cierras las reglas, las reservas y la logística. También contempla lo que suele llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los petos, las hojas de puntuación y el contacto de primeros auxilios. Así puedes concentrarte en dirigir las pruebas, no en resolver compras pendientes durante el evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elegir definitivamente las piezas del juego
3 personas
Estimar el número de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
2 personas
Enviar la distribución del equipo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar las reservas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Preparar las hojas de puntuación
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Gestionar el contacto de primeros auxilios
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar el material del juego
2 personas
Reservar materiales
Encargar premios y medallas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
Clasificar fruta y aperitivos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar los puestos de la competición
4 personas
Preparar el material del juego por correo
6 personas
Señalizar la salida y la meta
2 personas
Montar la mesa de puntuación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Inscribir equipos
3 personas
Dar la explicación inicial
2 personas
Guiar la primera ronda del juego
8 personas
Guiar la segunda ronda del juego
8 personas
Guiar la tercera ronda del juego
8 personas
Registrar las puntuaciones después de cada ronda
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer snacks y fruta
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bocadillos
4 personas
Dirigir la cuarta ronda del juego
8 personas
Guiar la quinta ronda del juego
8 personas
Dirigir la ronda seis del juego
8 personas
Anunciar los resultados provisionales
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Reunir el material de juego
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver las llaves del recinto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de cervezacant. 6
Taburetescant. 12
Mesas de vestuariocant. 2

Material deportivo

Conoscant. 40
Cinta de señalizacióncant. 4
Petos de equipocant. 60
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 8
Marcadorescant. 6
Tarjetas de puntuacióncant. 80
Bolígrafoscant. 20
Cuboscant. 12
Esponjascant. 30
Bandejas de aguacant. 6
Cuerdascant. 8
Cuerdas para saltarcant. 12
Pelotascant. 20
Testigos de relevocant. 12
Aroscant. 12
Sacos de arenacant. 12
Antifacescant. 12
Vasos de plástico para juegoscant. 100
Túneles de gateocant. 2
Bloques de obstáculoscant. 12
Cordón de tracción
Alfombras de gomacant. 8
Cintas métricascant. 3
Aros de baloncestocant. 2
Conos de plásticocant. 20
Sacos de semillascant. 20
Cajas de pegamentocant. 2
Cuerda para tira y afloja
Pistola de salida
Baterías de repuestocant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Soportes para altavocescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4
Sacacorchoscant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas del equipocant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Troféos de premiocant. 3
Medallascant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las pruebas y sus reglas antes de formar los equipos. Con el número estimado de participantes podrás preparar los petos, las tarjetas de puntuación y un cronograma realista.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Forma los equipos solo cuando tengas una lista actualizada y comunica la distribución antes del día del Hexatlón.
Revisa el material deportivo al menos una semana antes: conos, silbatos, cronómetros, marcadores, cuerdas, pelotas y elementos de obstáculos. Reserva con antelación lo que no tengas y comprueba cada prueba siguiendo el plano.
Prepara un plano con las zonas de juego, vestuario, comida y descanso. Coloca cinta de señalización y alfombras de goma donde haya recorridos mojados, cubos, esponjas o bandejas de agua.
No dejes la comida y las bebidas para la última hora. Compra antes los productos no perecederos, prepara los sándwiches y aperitivos con margen, y enfría las bebidas antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Hexatlón?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, pruebas e invitaciones. Deja la última semana para confirmar reservas, equipos, previsión meteorológica, voluntarios y material.
¿Cuándo se deben formar los equipos del Hexatlón?: Forma los equipos después de cerrar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía la distribución con varios días de margen para que todos sepan dónde deben acudir.
¿Qué material hace falta para un Hexatlón?: Además del mobiliario, prepara material para cada prueba: conos, petos, cronómetros, silbatos, marcadores, tarjetas de puntuación, bolígrafos, cuerdas, pelotas y elementos de obstáculos. Haz un inventario al menos 7 días antes y separa el material por estación.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Compra los productos no perecederos con varios días de antelación y organiza la fruta y los aperitivos el día anterior. Enfría las bebidas y prepara los sándwiches el mismo día, dejando tiempo antes de la llegada de los participantes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.