Zeilwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een zeilwedstrijd organiseren begint niet bij de startlijn, maar bij het vastleggen van format, datum, haven en vergunning. Daarna werk je toe naar een veilige wedstrijdbaan, betrouwbare communicatie en een duidelijke deelnemersadministratie. Plan startschip, rescueboot, vrijwilligers en boeien ruim vooruit; vooral beschikbaarheid en transport worden snel vergeten. In de laatste week controleer je weer, boten, veiligheidsmateriaal en wedstrijdformulieren. Zo weet iedereen op de wedstrijddag waar hij moet zijn en wie welke taak uitvoert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Haven en startgebied reserveren
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Noodnummers verzamelen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Baan en boeiposities bepalen
3 personen
Deelnemerslijst openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startschip vastleggen
Rescueboot vastleggen
Weersverwachting controleren
Deelnemers definitief bevestigen
Startnummers toewijzen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
Boeien en ankers controleren
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Zeilboten technisch controleren
3 personen
Marifoons en portofoons testen
2 personen
Prijzen en medailles klaarleggen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routebord en informatieborden maken
2 personen
Weersbesluit voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Startschip en rescueboot controleren
3 personen
Wedstrijdbaan uitzetten
4 personen
Tenten en tafels opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Omroep en communicatie testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijvingen controleren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Schippersbriefing geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Zeilboten naar de start begeleiden
3 personen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Wedstrijd observeren
4 personen
Rondetijden registreren
2 personen
Veiligheid op het water bewaken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Finishvolgorde vastleggen
2 personen
Zeilboten terug naar de haven begeleiden
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Vrije borrel begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Boeien en ankers binnenhalen
4 personen
Startschip en rescueboot opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Zeilboten schoonmaken
3 personen
Veiligheidsmateriaal drogen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen
Wedstrijdformulieren archiveren
Beschadigde spullen apart zetten
2 personen
Waarborg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 12
Reddingsvestenaantal 30
Wedstrijdboeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 5
Finishvlag
Startnummersaantal 20
Wedstrijdklokkenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Waterdichte scorebordenaantal 2

Apparatuur

Startschip
Rescueboot
Buitenmarifoonsaantal 3
Portofoonsaantal 4
Megafonoon
Verlenghaspelsaantal 3
Batterijladersaantal 4
Weersmeter

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 6
Routebordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 70
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsboeienaantal 4
Reddingslijnenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsdekensaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg haven, startgebied, startschip en rescueboot tegelijk vast zodra de wedstrijddatum bekend is. Controleer uiterlijk 6 weken vooraf of vergunning en veiligheidsplan op elkaar aansluiten.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd definitief en verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding. Wijs startnummers pas toe nadat je de laatste afmeldingen hebt verwerkt.
Controleer boeien, ankers en ankerlijnen niet alleen op aanwezigheid, maar ook op lengte en bevestiging. Leg per boei vast wie hem vervoert, uitzet en na afloop terugbrengt.
Test marifoons, portofoons en wedstrijdklokken minimaal 1 dag vooraf op het water. Laad batterijen volledig op en wijs één persoon aan voor de communicatie vanaf het startschip.
Print wedstrijdformulieren, maak deelnemerspakketten en leg vlaggen, scoreborden en prijzen de avond ervoor klaar. Neem waterdichte opbergmiddelen mee, want papieren aan boord worden snel onleesbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, haven, wedstrijdformat en vergunning. Leg startschip en rescueboot meteen vast, omdat die beschikbaarheid de planning kan bepalen.
Wanneer moet een wedstrijdvergunning voor een zeilwedstrijd worden aangevraagd?: Vraag de vergunning bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum aan. Houd daarna tijd over om veiligheidsplan, baan en noodnummers aan eventuele voorwaarden aan te passen.
Wanneer moet ik deelnemers definitief bevestigen?: Bevestig deelnemers ongeveer 2 weken vooraf en sluit de lijst uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Dan kun je startnummers, deelnemerspakketten, wedstrijdformulieren en cateringhoeveelheden afronden.
Wat moet ik de dag voor een zeilwedstrijd controleren?: Controleer de weersverwachting, boten, boeien, ankers, reddingsvesten en communicatieapparatuur 1 dag vooraf. Laad batterijen op, print formulieren en leg vlaggen, prijzen en materiaal per locatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.