Checklist voor een goed georganiseerde zeiltocht

Een zeiltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een boot reserveren. Je moet de vertreklocatie, schipper, route en vaartijd vastleggen en tegelijk zicht houden op deelnemers, dieetwensen en vervoer naar de haven. Plan eten en drinken zo dat koelboxen pas op het laatste moment worden gevuld. Controleer het weer opnieuw op de dag zelf en houd documenten, noodcontacten en reddingsvesten direct beschikbaar. Met deze checklist werk je van de eerste reservering naar een overzichtelijke vertrekdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zeilboot reserveren
Schipper vastleggen
Vertreklocatie bevestigen
Route en vaartijd bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Vervoer naar haven regelen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Maaltijd samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Muziekapparatuur opladen
Weer en vaaradvies controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Koelboxen vullen
3 personen
Eten inpakken
3 personen
Materialen naar de haven brengen
4 personen
Boot en veiligheidsmiddelen inspecteren
2 personen
Voorraad aan boord plaatsen
4 personen
Tafels en servies klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Reddingsvesten uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Zeilactiviteiten begeleiden
2 personen
Foto's maken
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Aankomsttijd met schipper bevestigen
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

Eten en dranken uitladen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Boot schoon achterlaten
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen en tassen reinigen
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
Verloren voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 35
Herbruikbare kommenaantal 35
Herbruikbare glazenaantal 40
Herbruikbare koffiemokkenaantal 35
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Waterdichte zaklampenaantal 4
Verlengsnoer

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmes
Thermoskannenaantal 3
IJslepel

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 35
EHBO-koffer
Waterdichte documentenmap
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 3
Tafeldecoratieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Keukenrollenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg boot, schipper, vertreklocatie en route eerst vast. Stuur daarna de uitnodigingen, zodat deelnemers meteen weten waar en hoe laat ze moeten verzamelen.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk bij de aanmelding. Werk de deelnemerslijst daarna bij en neem op de dag zelf een afgedrukte versie mee in een waterdichte documentenmap.
Plan vervoer naar de haven niet los van de vertrektijd. Verstuur parkeerinformatie vooraf en laat iedereen weten hoeveel minuten reistijd en eventuele parkeertijd zij moeten rekenen.
Bereid salades, hapjes en dieetmaaltijden vooraf, maar vul de koelboxen pas vlak voor vertrek met koelelementen. Verpak dieetmaaltijden apart, zodat ze aan boord herkenbaar blijven.
Controleer het weer en vaaradvies zowel de dag ervoor als op de ochtend van vertrek. Laad speaker en powerbanks volledig op en leg waterdichte telefoonhoesjes, zaklampen, EHBO-koffer en reddingsvesten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeiltocht organiseren?: Reserveer de zeilboot en schipper bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen zodra vertreklocatie, route en vaartijd vaststaan, zodat je minimaal 2 weken hebt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel drank neem ik mee op een zeiltocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en voeg extra water toe voor de rest van de vaartijd. Koel alles in koelboxen met koelelementen en neem per persoon minstens één fles of beker drinkwater mee.
Wanneer controleer ik het weer voor een zeiltocht?: Controleer de weersverwachting en het vaaradvies opnieuw 24 uur en 2 tot 3 uur voor vertrek. Bespreek bij harde wind, onweer of slecht zicht direct met de schipper of de route of vertrektijd moet worden aangepast.
Wat moet ik op de dag van een zeiltocht meenemen?: Neem de afgedrukte deelnemerslijst, noodcontacten en documenten mee in een waterdichte map. Zorg daarnaast voor gevulde koelboxen, eten, reddingsvesten, een EHBO-koffer, opgeladen powerbanks en waterdichte telefoonhoesjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.