Checklist pour organiser une sortie en voilier

Une sortie en voilier se prépare à terre bien avant l’embarquement. Il faut confirmer le bateau, le skipper, le port de départ et la durée de navigation, puis suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. Les derniers préparatifs concernent surtout la météo, le transport, les glacières et le rangement du matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le voilier
Fixer le skipper
Confirmer le lieu de départ
Déterminer l’itinéraire et la durée de navigation
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Mettre à jour la liste des participants
Organiser le transport vers le port
Envoyer les infos de parking
Vérifier les prévisions météo
Composer le repas
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Recharger le matériel audio
Vérifier la météo et les conseils de navigation
Imprimer la liste des participants
Remplir les glacières
3 personnes
Emballer la nourriture
3 personnes
Transporter le matériel au port
4 personnes
Inspecter le bateau et les équipements de sécurité
2 personnes
Mettre les stocks à bord
4 personnes
Installer les tables et la vaisselle
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Distribuer les gilets de sauvetage
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer des activités de voile
2 personnes
Prendre des photos
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Confirmer l’heure d’arrivée avec le skipper
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Décharger les aliments et les boissons
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Laisser le bateau propre
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Nettoyer les glacières et les sacs isothermes
2 personnes
Retourner le matériel loué
Vérifier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 35
Bols réutilisablesqté 35
Verres réutilisablesqté 40
Mugs à café réutilisablesqté 35
Couverts réutilisablesqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Enceinte portable
Batteries externesqté 4
Lampes de poche étanchesqté 4
Rallonge

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteau à pain
Thermosqté 3
Cuillère à glace

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 35
Trousse de premiers secours
Pochette de documents étanche
Étuis de téléphone étanchesqté 10

Décoration

Guirlande de fanionsqté 3
Décoration de tableqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Essuie-toutqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le port de départ et l’itinéraire dès que le voilier est réservé. Envoyez ensuite aux participants l’heure de rendez-vous, les informations de parking et la durée prévue de la navigation.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la sortie afin de mettre à jour la liste des participants, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Prévoyez aussi une version imprimée dans une pochette étanche.
Vérifiez les prévisions météo et les conseils de navigation la veille, puis encore le matin du départ. Une météo défavorable peut modifier l’itinéraire, l’horaire ou la décision de maintenir la sortie.
Préparez les salades, les encas et les repas spécifiques séparément, puis remplissez les glacières avec des pains de glace le jour même. Refroidissez les boissons à l’avance pour ne pas consommer toute la glace pendant le trajet.
Regroupez le matériel par usage avant de partir vers le port : repas, vaisselle, sécurité et nettoyage. Rechargez l’enceinte et les batteries externes, et gardez les documents, téléphones et lampes dans des protections étanches.

Questions fréquentes

Quand réserver un voilier pour une sortie en groupe ?: Réservez dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Confirmez le skipper et le port de départ au même moment, car ces éléments conditionnent toute l’organisation.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez une première invitation dès que le bateau, l’horaire et le lieu de départ sont fixés. Renvoyez les informations pratiques au moins 48 heures avant le départ, avec le parking, le transport et les éventuelles consignes météo.
Combien de temps avant le départ faut-il préparer les repas ?: Préparez les salades et les encas la veille lorsque c’est possible, puis emballez les repas le matin du départ. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et placez les aliments dans les glacières juste avant le transport.
Que vérifier la veille d’une sortie en voilier ?: Vérifiez la météo, les conseils de navigation, l’itinéraire, l’horaire et le nombre final de participants. Contrôlez aussi les gilets de sauvetage, la trousse de premiers secours, les batteries et le contenu des glacières avant de charger le matériel.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.