Checklist voor een zeezwemwedstrijd organiseren

Een zeezwemwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt vooraf de zwemvergunning, een veiligheidsplan, reddingsboot en zwemveiligheid, en legt vast wat er gebeurt bij slecht zeeweer. Daarnaast moeten inschrijvingen, vrijwilligers, startnummers en communicatie op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om de organisatie stap voor stap af te werken, van locatie en reglement tot de laatste controle op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Zwemvergunning aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Zeeweerprocedure vastleggen
2 personen
Reddingsboot reserveren
Zwemboeien reserveren
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Reserveringen bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers ontwerpen
Parcours uitzetten
2 personen
Waterveiligheid controleren
2 personen
EHBO-team vastleggen
Fotograaf reserveren
Medewerkers indelen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers afdrukken
Deelnemers informeren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Parcours markeren
3 personen
Reddingsboot controleren
2 personen
Registratietafel opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Tent en schaduwdoeken plaatsen
4 personen
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdboeien plaatsen
3 personen
Water en snacks klaarzetten
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Zwemwedstrijd starten
5 personen
Zwemmers vanaf boot begeleiden
4 personen
Tijden registreren
3 personen
Finishers opvangen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Deelnemersmaaltijd serveren
4 personen
Muziek verzorgen
Publiek informeren
Afvalbakken legen
2 personen

Nazorg

Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
Boeien en lijnen verwijderen
3 personen
Reddingsboot uitruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen droog opbergen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 8
Zwemlijnenaantal 3
Startnummerbandenaantal 150
Startnummersaantal 150
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
Reddingsvestenaantal 10
Peddelsaantal 4
Waterdichte portofoonsaantal 8
Waterdichte scorebordenaantal 2
Markeervlaggenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Podium voor medailles
Medaillesaantal 12
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Reddingsboot
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4
Megafoon
Laptop
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Waterdichte documentenmapaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met de wedstrijdlocatie, zwemvergunning, veiligheidsplan en reservering van de reddingsboot. Controleer daarna binnen 2 weken of alle reserveringen definitief zijn.
Leg de zeeweerprocedure uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd vast. Noteer wie de weersverwachting controleert, wanneer je een besluit neemt en hoe deelnemers en vrijwilligers worden geïnformeerd.
Plan de veiligheidsbezetting niet alleen rond de start: deel medewerkers in voor het parcours, de finish, communicatie en eerste hulp. Zorg dat waterdichte portofoons vóór de wedstrijddag zijn opgeladen en getest.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bijgewerkte deelnemerslijst. Druk startnummers pas af nadat de inschrijving is gesloten en controleer namen, nummers en startnummerbanden opnieuw.
Zet het parcours op de wedstrijddag ruim vóór de briefing uit met wedstrijdboeien, zwemlijnen en markeervlaggen. Controleer daarna vanaf het water of de route zichtbaar en veilig is, voordat deelnemers starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeezwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, een zwemvergunning aanvragen, de reddingsboot vastleggen, vrijwilligers werven en deelnemers inschrijven.
Wat moet er in een veiligheidsplan voor een zeezwemwedstrijd staan?: Neem minimaal de parcoursindeling, waterveiligheidscontrole, reddingsboot, reddingsboeien, reddingsvesten, EHBO-team, communicatie en de procedure bij slecht weer op. Leg ook vast wie beslissingen neemt en binnen hoeveel minuten deelnemers worden geïnformeerd.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een zeezwemwedstrijd controleren?: Controleer de verwachting vanaf 7 dagen vooraf dagelijks en voer op de wedstrijddag minimaal 3 controles uit: ’s ochtends, vóór het uitzetten van het parcours en vóór de start. Gebruik de vastgelegde zeeweerprocedure bij twijfel.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een zeezwemwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de route, maar plan naast de wedstrijdleiding aparte mensen voor parcours, start, finish, EHBO, registratie en communicatie. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd op de wedstrijddag enkele reserves beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.