Zeepkistenrace organiseren: checklist en planning

Een zeepkistenrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een paar zelfgebouwde wagens. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verzekering, veiligheidsafspraken, inschrijvingen en vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een vrij parcours, duidelijke startgroepen en snel handelen bij technische problemen. Gebruik deze checklist om de organisatie stap voor stap op te bouwen en controleer vooral de onderdelen die vaak pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verzekeringsdekking controleren
Parcours en finish bepalen
3 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Catering reserveren
Bekers en materiaal controleren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Zeepkisten controleren
3 personen
Reserveonderdelen klaarleggen
2 personen

Event

Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Veiligheidsafzetting plaatsen
5 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Techniek voor omroep testen
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Zeepkisten technisch keuren
4 personen
Deelnemers laten verkennen
4 personen
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Startgroepen afroepen
2 personen
Race begeleiden
8 personen
Tijden en uitslagen registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en eten serveren
4 personen
Publiek en deelnemers informeren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 20
Linten voor parcoursaantal 4
Strobalenaantal 20
Start- en finishboog
Startnummersaantal 80
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Reservewielenaantal 8
Reserveboutensetaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 2
Fietshelmenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Apparatuur

Mobiele speakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Richtingsbordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 220
Herbruikbaar bestekaantal 220

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handdesinfectie dispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het veiligheidsplan vast voordat je deelnemers uitnodigt. Bepaal waar afzethekken, verkeerskegels en strobalen komen, wie toezicht houdt en waar deelnemers fietshelmen en veiligheidsvesten gebruiken.
Plan de inschrijving niet tegelijk met de eerste race. Richt een aparte inschrijftafel in, werk met startnummers en deel deelnemers vooraf in startgroepen in; zo voorkom je lange rijen bij de start.
Controleer iedere zeepkist vóór de wedstrijddag en leg reservewielen, een reserveboutenset en gereedschapskoffers klaar. Een kleine technische controle vooraf voorkomt dat een hele startgroep stilvalt.
Regel vrijwilligers per taak, niet alleen per tijdstip. Je hebt onder meer mensen nodig voor start en finish, tijdwaarneming, parcoursbewaking, inschrijving en technische hulp; geef iedereen vooraf een duidelijke plek en instructie.
Zet catering en dranken ruim vóór de eerste start klaar. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt, zet gekoelde dranken in koelboxen en controleer daarnaast stroom, verlengkabels en stekkerdozen voor speaker en microfoons.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeepkistenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen, verzekeringsdekking en het veiligheidsplan. Open daarna de inschrijving, zodat je deelnemers en startgroepen uiterlijk 1 tot 2 weken voor de race kunt vastleggen.
Welke veiligheidsmaatregelen heb je nodig bij een zeepkistenrace?: Zet het parcours af met afzethekken, verkeerskegels, linten en strobalen en wijs per risicopunt een vrijwilliger aan. Zorg daarnaast voor fietshelmen, EHBO-koffers, veiligheidsvesten, werkhandschoenen en brandblussers; controleer de route minimaal één keer volledig vóór de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zeepkistenrace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijving, 2 bij start en finish, 1 tijdwaarnemer, 2 tot 4 parcoursbegeleiders en 1 technische hulp. Bij een drukke race of meerdere startgroepen heb je extra mensen nodig om wissels en pauzes op te vangen.
Wanneer moet ik de zeepkisten en reserveonderdelen controleren?: Doe een eerste controle 1 tot 2 weken vooraf en een laatste controle op de dag vóór de race. Kijk naar wielen, bouten, stuurinrichting en remmen en leg reservewielen, een reserveboutenset en gereedschap op één vaste technische plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.