Checklist pour organiser une course de caisses à savon

Une course de caisses à savon demande surtout une préparation précise du parcours et de la sécurité. Commencez par réserver le lieu, vérifier les autorisations et définir l’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent recevoir le règlement, les horaires, leur groupe de départ et les consignes concernant les casques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tentes, du chronométrage et des zones d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier la couverture d'assurance
Définir le parcours et l’arrivée
3 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les gobelets et le matériel
2 personnes
Commander les prix et médailles
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les pédalos
3 personnes
Préparer les pièces de rechange
2 personnes

Événement

Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Installer la barrière de sécurité
5 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Tester la technique de l’annonce
2 personnes
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Contrôler techniquement les caisses à savon
4 personnes
Laisser les participants explorer
4 personnes
Donner l'ouverture et les consignes de sécurité
2 personnes
Appeler les groupes de départ
2 personnes
Encadrer la course
8 personnes
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les collations et les plats
4 personnes
Informer le public et les participants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Retirer le matériel du parcours
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 30
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Rubans pour le parcoursqté 4
Balles de pailleqté 20
Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Roues de rechangeqté 8
Jeu de boulons de rechangeqté 3
Boîtes à outilsqté 2
Casques de véloqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Extincteursqté 2

Équipement

Haut-parleur portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux directionnelsqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant la course. Mesurez les passages étroits, repérez l’arrivée et prévoyez des barrières, des cônes et des bottes de paille aux endroits exposés.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de constituer la liste des participants, les groupes de départ et les numéros de course.
Prévoyez un responsable pour chaque zone le jour J : départ, arrivée, sécurité, inscriptions, chronométrage et ravitaillement. Pour une course d’une demi-journée, comptez généralement au moins 8 à 12 bénévoles.
Gardez les pièces de rechange et les boîtes à outils près de la zone de départ, pas dans un véhicule éloigné. Les roues, boulons et outils doivent être accessibles avant chaque manche.
Mettez les boissons au frais la veille et vérifiez le matériel électrique le matin même. Testez les chronomètres, le haut-parleur, les microphones et les rallonges avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course de caisses à savon ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, la réservation du lieu et la définition du parcours doivent être réglées avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de caisses à savon ?: Prévoyez 8 à 12 bénévoles pour une course d’une demi-journée, selon le nombre de participants et la longueur du parcours. Gardez au minimum deux personnes pour la sécurité du tracé et deux pour le départ et l’arrivée.
Quand fermer les inscriptions à une course de caisses à savon ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de répartir les groupes, préparer les numéros de départ, commander les prix et transmettre les dernières informations.
Que faut-il prévoir pour la sécurité du parcours ?: Prévoyez des barrières, des cônes, du ruban de parcours, des bottes de paille, des gilets de sécurité et des trousses de premiers secours. Contrôlez l’ensemble du tracé une dernière fois le matin de la course, avant le premier départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.