Zo organiseer je een zangworkshop

Een zangworkshop organiseren begint niet met stoelen klaarzetten, maar met de opbouw van het programma en de keuze van trainers. Daarna regel je de locatie, breng je het niveau en de muzikale voorkennis van deelnemers in kaart en selecteer je passende nummers en oefeningen. Plan de praktische communicatie ruim vooraf: deelnemers moeten weten hoe laat ze er zijn, wat ze meenemen en hoe de dag verloopt. Op de workshopdag draait alles om een korte opbouw, getest geluid en een ontvangst zonder wachtrij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemersinformatie verzamelen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muzikale voorkennis inventariseren
9
Nummers en oefeningen selecteren
2 personen
10
Workshopmateriaal voorbereiden
2 personen
11
Bladmuziek en teksten printen
2 personen
12
Aanwezigheidslijst maken
13
Deelnemers praktische informatie sturen
14
Catering bestellen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
2 personen
18
Ruimte openen en controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
21
Microfoons testen
2 personen
22
Bladmuziek klaarleggen
2 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Registratietafel inrichten

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Programma en huisregels toelichten
28
Stem en lichaam opwarmen
2 personen
29
Zangtechniek oefenen
2 personen
30
Pauzedrankjes en snacks serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Groepsrepertoire instuderen
2 personen
33
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
34
Dinerbuffet serveren
3 personen
35
Servies en afval opruimen
2 personen
36
Zanggroepen begeleiden
3 personen
37
Eindpresentaties begeleiden
2 personen
38
Afsluitende cooling-down doen
39
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Materialen verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
2 personen
45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
46
Geleende spullen retourneren
47
Opnames en bestanden archiveren
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 38
Tafelsaantal 6
Tafellinnenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Keyboard
Keyboardstandaard
Muziekkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laptop
Beamer
Beamerdoek
Oplaadbare batterijenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 40
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rol van elke trainer minimaal 6 weken vooraf vast. Reserveer de locatie daarna meteen, zodat je tijd hebt voor voorbereiding, pauzes en het opstellen van apparatuur.
Vraag bij de aanmelding naar muzikale voorkennis, stemgroep en dieetwensen. Sluit de deelnemerslijst 10 tot 14 dagen voor de workshop, zodat je bladmuziek, teksten en catering passend kunt voorbereiden.
Stuur praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, pauzemomenten, kledingadvies, lunchafspraken en of deelnemers eigen water of bladmuziek moeten meenemen.
Test speakers, mengpaneel, microfoons, keyboard, laptop en beamer niet pas op de ochtend zelf. Controleer minimaal 2 dagen vooraf alle kabels, stekkerdozen, verlengkabels en batterijen; leg reservekabels en oplaadbare batterijen apart.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, stoelen en tafels opstellen, geluid aansluiten, bladmuziek klaarleggen en koffie en thee voorbereiden. Richt de registratietafel in met de aanwezigheidslijst en naamkaartjes, zodat ontvangst en start niet door elkaar lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een zangworkshop te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een workshop met een eigen locatie, trainers en catering. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen verwerken, deelnemersinformatie, muziekselectie en het testen van apparatuur.
Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig op de dag van een zangworkshop?: Plan minimaal 90 minuten voorbereiding voordat deelnemers binnenkomen. Bij meerdere microfoons, een beamer en een keyboard is 2 uur veiliger, vooral als je de ruimte en apparatuur niet eerder hebt gebruikt.
Wanneer moet je deelnemers voor een zangworkshop informeren?: Stuur een eerste bevestiging direct na de aanmelding en de volledige praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Deel een laatste herinnering 24 tot 48 uur voor de start met tijd, route en eventuele wijzigingen.
Wanneer bestel je catering voor een zangworkshop?: Bestel catering zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop en tel daarna koffie, thee en water per deelnemer na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.