Zo organiseer je een zadenruilbeurs

Begin met een datum, geschikte locatie en een eenvoudige ruimte-indeling. Bepaal daarna hoe deelnemers zaden aanleveren, registreren en ruilen, zodat je de regels al in de uitnodiging kunt uitleggen. Verzamel informatie over de zaden en deel ze vooraf in categorieën in. Regel vrijwilligers voor ontvangst, uitleg en het aanvullen van de tafels. Plan de opbouw ruim voor de start: zaden sorteren, bakjes en etiketten klaarzetten en de informatieborden ophangen kost meer tijd dan meestal wordt ingeschat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie online plaatsen
6
Promotieposters ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Aanmeldingen bevestigen
11
Zadeninformatie verzamelen
2 personen
12
Ruilregels opstellen
2 personen
13
Zaadcategorieën bepalen
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Informatieborden printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Zaden sorteren
3 personen
19
Dranken koud zetten
20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimte controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Zaadtafels indelen
4 personen
25
Zaden en bakjes klaarzetten
4 personen
26
Informatieborden plaatsen
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Koffie en thee bereiden
2 personen
29
Hapjes klaarzetten
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Bezoekers registreren
2 personen
33
Ruilregels toelichten
2 personen
34
Zadenruil begeleiden
4 personen
35
Zaadvragen beantwoorden
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Hapjes aanvullen
38
Dranken bijvullen
39
Afvalbakken legen
40
Overgebleven zaden registreren
2 personen
41
Laatste ruilronde begeleiden
3 personen
42
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Zaden veilig verpakken
3 personen
44
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval sorteren
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Materialen inpakken
3 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Huurmaterialen retourneren
2 personen
51
Overgebleven zaden opslaan
2 personen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 2
Kledinghoezenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 3

Organisatie

Zaadbakjesaantal 80
Papieren zaadzakjesaantal 250
Etikettenaantal 300
Permanent markersaantal 20
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Klembordenaantal 4
Kassa- of geldkist
Naamkaartjesaantal 80
Presentatiemappenaantal 6
Scharenaantal 6
Plakbandrollenaantal 6
Krattenaantal 12

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmicrofoon

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor de ontvangst van deelnemers. Zet zaadtafels, stoelen en statafels eerst op hun plek; daarna kun je bakjes, zakjes en etiketten logisch per categorie verdelen.
Maak de ruilregels uiterlijk één week vooraf definitief. Noteer bijvoorbeeld of deelnemers alleen zaden mogen ruilen, hoeveel zakjes ze meenemen en hoe je omgaat met zaden zonder oogstjaar of duidelijke naam.
Vraag bij de aanmelding hoeveel zaden iemand meebrengt en welke categorieën worden verwacht. Zo weet je vóór de beurs hoeveel tafelruimte en hoeveel zaadbakjes je ongeveer nodig hebt.
Wijs minstens één vrijwilliger aan voor ontvangst en registratie. Laat die persoon naamkaartjes, balpennen, notitieblokken en eventuele betaalmiddelen bij één vaste tafel houden, zodat deelnemers niet door de ruimte hoeven te zoeken.
Zet koffie, thee en water pas klaar nadat de zaadtafels zijn ingericht. Houd drank buiten de ruilzone en gebruik thermoskannen of koelboxen, zodat gemorste drank niet tussen papieren zakjes en etiketten terechtkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zadenruilbeurs organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Gebruik de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers, ruilregels en het sorteren van de zadeninformatie.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een zadenruilbeurs?: Reken per zaadtafel op ongeveer 1,5 tot 2 meter vrije loopruimte rondom de tafel. Reserveer daarnaast ruimte voor ontvangst, stoelen, drank en een wachtrij; deelnemers blijven vaak langer kijken dan bij een gewone informatiemarkt.
Wanneer moeten de zaden gesorteerd worden?: Sorteer de binnengebrachte zaden uiterlijk de dag vóór de beurs als je de aantallen al kent. Controleer op dat moment ook leesbaarheid, categorie en ontbrekende informatie, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.
Wat moet ik op een zaadzakje zetten?: Zet minimaal de naam van de plant, het ras als dat bekend is en het oogstjaar of de herkomst op het zakje. Laat hiervoor etiketten en permanent markers bij de ontvangsttafel liggen en controleer onduidelijke zakjes vóór ze op de ruiltafel komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.