Eine Saatguttauschbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Saatguttauschbörse entscheidet eine klare Struktur darüber, ob Besucher schnell passende Samen finden oder zwischen Schälchen und Listen den Überblick verlieren. Lege zuerst Datum, Ort, Kategorien und Tauschregeln fest. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Vorbereitung der Samen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem gut beschriftete Tische, ausreichend Saatbecher und Helfer für Einlass, Sortierung und Fragen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Einladungen gestalten
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Werbung online stellen
- 6
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Anmeldungen bestätigen
- 11
Sameninformationen sammeln
2 Personen
- 12
Tauschregeln festlegen
2 Personen
- 13
Samenkategorien festlegen
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Infotafeln drucken
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 18
Samen sortieren
3 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Raum kontrollieren
2 Personen
- 22
Tische aufstellen
4 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Samentische einrichten
4 Personen
- 25
Samen und Schälchen bereitstellen
4 Personen
- 26
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 29
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 30
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 31
Besucher empfangen
3 Personen
- 32
Besucher registrieren
2 Personen
- 33
Tauschregeln erläutern
2 Personen
- 34
Saatguttausch betreuen
4 Personen
- 35
Saatgutfragen beantworten
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Snacks auffüllen
- 38
Getränke nachfüllen
- 39
Mülleimer leeren
- 40
Übrig gebliebene Samen erfassen
2 Personen
- 41
Letzte Tauschrunde betreuen
3 Personen
- 42
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 43
Saatgut sicher verpacken
3 Personen
- 44
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Abfall trennen
2 Personen
- 47
Raum reinigen
3 Personen
- 48
Materialien einpacken
3 Personen
- 49
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 50
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 51
Übrig gebliebene Samen aufbewahren
2 Personen
- 52
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- StehtischeAnz. 2
- KleiderhüllenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 3
Organisation
- SaatbecherAnz. 80
- PapiersaatbeutelAnz. 250
- EtikettenAnz. 300
- PermanentmarkerAnz. 20
- KugelschreiberAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 10
- KlemmbretterAnz. 4
- Kasse oder Geldkassette
- NamensschilderAnz. 80
- PräsentationsmappenAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- KlebebandrollenAnz. 6
- KistenAnz. 12
Dekoration
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- MüllsackhalterAnz. 4
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Handmikrofon
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Samenkategorien früh fest und teile jedem Tisch eine eindeutige Beschriftung zu. So kannst du die Samen bereits vor dem Aufbau sortieren und musst am Veranstaltungstag nicht alles spontan ordnen.
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Ort, Datum und Tauschregeln feststehen. Bitte bei der Anmeldung außerdem um Ernährungswünsche und bestätige die Teilnahme spätestens einige Tage vor der Börse.
- Plane für die Vorbereitung der Beschriftung mindestens einen separaten Termin ein. Namensschilder, Etiketten und Infotafeln lassen sich zu zweit deutlich schneller prüfen als kurz vor dem Einlass.
- Richte die Tische so ein, dass Besucher einen Rundgang machen können und die Saatbecher gut erreichbar sind. Stelle zusätzliche Kisten für Nachschub bereit, damit volle Schälchen nicht ungeordnet auf den Tischen landen.
- Teile die Freiwilligen nach konkreten Aufgaben ein: Einlass, Fragen zu den Tauschregeln, Nachsortieren und Getränke. Für eine kleine Börse mit bis zu 30 Gästen sind mindestens zwei Helfer zusätzlich zur Organisation sinnvoll.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Saatguttauschbörse planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Raumaufteilung. Die Einladungen und Online-Werbung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin starten, damit genügend Anmeldungen eingehen.
- Wie viele Samen sollte man pro Kategorie vorbereiten?
- Plane pro Kategorie zunächst 10 bis 15 beschriftete Saatbecher oder Papiersaatbeutel ein. Bei mehr als 30 erwarteten Gästen solltest du zusätzliche leere Behälter und Etiketten bereithalten.
- Wie viele Helfer braucht eine Saatguttauschbörse?
- Für bis zu 30 Gäste reichen meist zwei Helfer neben der hauptverantwortlichen Person: einer für Anmeldung und Fragen, einer für Tische und Nachsortierung. Bei größeren Gruppen solltest du pro weitere 20 Gäste mindestens einen Helfer ergänzen.
- Wann sollte man die Samen sortieren und beschriften?
- Sortiere und beschrifte die Samen am besten 1 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur Kontrolle, Tischaufbau und das Bereitstellen von Saatbechern und Schälchen.
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