Checklist voor een zaalhockeytoernooi organiseren

Een zaalhockeytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en een sporthal vastleggen. Je moet het wedstrijdformaat, de inschrijvingen en het schema op elkaar afstemmen, terwijl scheidsrechters, juryleden en vrijwilligers op tijd beschikbaar moeten zijn. Controleer daarnaast of doelen, balken, sticks, ballen en scoreborden compleet zijn. Met deze checklist werk je van de eerste reserveringen naar een soepel toernooiverloop, inclusief deelnemersinformatie, EHBO en de praktische inrichting van de zaal.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Sporthal reserveren
Wedstrijdformaat bepalen
2 personen
Teams benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
EHBO-contact regelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Deelnemersinformatie versturen
Toernooiregels uitwerken
2 personen
Prijzen bestellen
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling printen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Sporthal openen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Vloer en speelveld controleren
2 personen
Zaalhockeybalken plaatsen
6 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Reserveballen klaarleggen
2 personen
Jurytafel opstellen
3 personen
Cateringtafel opstellen
3 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Informatiebord ophangen
2 personen
Wedstrijdschema ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Teamregistratie uitvoeren
3 personen
Toernooiregels toelichten
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Juryleden instrueren
2 personen
Eerste wedstrijden begeleiden
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Wedstrijdtijden omroepen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Speelveld tussentijds controleren
2 personen
Kleedkamers tussentijds controleren
2 personen
Finales begeleiden
4 personen
Finale-uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
5 personen
Doelen en balken verwijderen
6 personen
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Zaalhockeydoelenaantal 2
Zaalhockeybalkenaantal 24
Zaalhockeysticksaantal 20
Zaalhockeyballenaantal 30
Reserveballenmandaantal 2
Trainingshesjesaantal 20
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 2
Wedstrijdklokkenaantal 2
Ballennetaantal 2
EHBO-koffer

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Jurytafel
Kledingrekkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Printer
Mobiele telefoonaantal 2

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Teamtafelbordjesaantal 8
Prijzendisplay

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de toernooidatum en sporthal eerst vast en bepaal daarna het wedstrijdformaat. Zo weet je hoeveel teams, speelvelden, wedstrijdklokken en juryleden je nodig hebt.
Open de inschrijving uiterlijk enkele weken voor het toernooi en verzamel meteen teamgegevens en dieetwensen. Controleer de definitieve teamlijst voordat je het wedstrijdschema maakt.
Plan scheidsrechters, juryleden, EHBO en vrijwilligers per tijdsblok in. Reserveer ook iemand voor de ontvangst en iemand die tijdens wedstrijden formulieren en scores controleert.
Test sportmateriaal en geluidsapparatuur uiterlijk één dag vooraf. Tel vooral zaalhockeyballen, fluitjes, stopwatches en reserveballen en leg de jurytafel met scoreborden klaar.
Stuur parkeerinformatie, deelnemersinformatie en toernooiregels enkele dagen vooraf. Zet prijzen, wedstrijdformulieren, teamindeling, drinken en catering vóór de eerste teams arriveren op vaste plekken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zaalhockeytoernooi organiseren?: Leg de datum en sporthal bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Teams, scheidsrechters, juryleden en vrijwilligers hebben daarna tijd nodig om hun deelname te bevestigen.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een zaalhockeytoernooi?: Maak het voorlopige schema zodra de inschrijving sluit en de teamgegevens zijn gecontroleerd. Stuur de definitieve versie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi naar alle deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een zaalhockeytoernooi?: Reken naast de scheidsrechters op minimaal 1 jurylid per actief veld en 2 tot 4 algemene vrijwilligers voor ontvangst, materiaal, catering en EHBO-coördinatie. Bij meerdere velden heb je per extra veld extra jurycapaciteit nodig.
Wat moet ik een week voor een zaalhockeytoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de inschrijvingen, teamindeling, scheidsrechters, juryleden, vrijwilligers en het wedstrijdschema. Tel 1 tot 2 dagen vooraf al het sportmateriaal, test de geluidsapparatuur en zet de boodschappen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.