Checklist pour organiser un tournoi de hockey en salle

Un tournoi de hockey en salle demande surtout une bonne coordination entre la salle, les équipes et les officiels. Commencez par réserver le gymnase et fixer le format, puis ouvrez les inscriptions avant de construire le programme. Les derniers jours servent à vérifier le matériel, les formulaires de match, les bénévoles et les informations pratiques. Cette checklist vous aide à suivre chaque étape sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le gymnase
Définir le format du concours
2 personnes
Contacter les équipes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Finaliser les arbitres
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Prévoir un contact de premiers secours
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Envoyer les informations aux participants
Élaborer le règlement du tournoi
2 personnes
Commander les prix
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Faire la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vérifier le sol et l'aire de jeu
2 personnes
Installer les barres de hockey en salle
6 personnes
Installer les buts
4 personnes
Préparer les ballons de rechange
2 personnes
Installer la table du jury
3 personnes
Installer la table de restauration
3 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Accrocher le panneau d’information
2 personnes
Afficher le programme des matchs
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Effectuer l’enregistrement des équipes
3 personnes
Expliquer les règles du tournoi
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les membres du jury
2 personnes
Encadrer les premiers matchs
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Annoncer les horaires des matchs
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier l'aire de jeu entre-temps
2 personnes
Vérifier les vestiaires entre-temps
2 personnes
Encadrer les finales
4 personnes
Vérifier le résultat final
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Encadrer le départ des participants
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
5 personnes
Retirer les buts et les barres
6 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Buts de hockey en salleqté 2
Barres de hockey en salleqté 24
Cannes de hockey en salleqté 20
Balles de hockey en salleqté 30
Panier de balles de réserveqté 2
Chasubles d’entraînementqté 20
Cônesqté 20
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 2
Pendule de matchqté 2
Filet à ballonsqté 2
Trousse de premiers secours

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Table du jury
Portants à vêtementsqté 4
Glacièresqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 16

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Téléphone mobileqté 2

Décoration

Drapeaux de tournoiqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux de table d’équipeqté 8
Présentoir des prix

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant de contacter les équipes : le format, les horaires et le nombre de matchs dépendent directement du temps disponible sur le terrain.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour établir le programme, vérifier les coordonnées de chaque équipe et recueillir les besoins alimentaires. Gardez une liste d’attente si le nombre de places est limité.
Prévoyez au moins un responsable pour les premiers secours et répartissez les bénévoles par créneaux : accueil, table du jury, arbitrage, score et rangement.
Testez le matériel sonore et vérifiez les chronomètres, la pendule de match, les panneaux de score, les sifflets et les balles de réserve avant l’ouverture du gymnase.
Envoyez les informations de parking et le règlement avec le programme final. Imprimez aussi quelques exemplaires supplémentaires des formulaires de match et de la répartition des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un gymnase pour un tournoi de hockey en salle ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines avant le tournoi, surtout si vous avez besoin d’une journée complète. Confirmez ensuite les horaires d’accès, de montage et de rangement avec le gestionnaire de la salle.
Quand faut-il arrêter les inscriptions des équipes ?: Fixez la clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, vérifier les coordonnées, préparer les groupes et établir le programme de la compétition.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum deux arbitres disponibles pour assurer les rotations et les pauses, puis un bénévole à la table du jury pour chaque terrain en activité. Ajoutez des personnes pour l’accueil, les scores, les premiers secours et le rangement.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de hockey en salle ?: Contrôlez le matériel sportif, les buts, les crosses, les balles, les chasubles, les cônes et les filets, puis testez le son et la pendule de match. Préparez aussi les prix, les formulaires imprimés et les informations destinées aux participants.

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