Boodschappenlijst voor een YouTube-fanmeeting

Voor een YouTube-fanmeeting heb je meer nodig dan drinken en stoelen. Je organiseert een programma met interviews, fanactiviteiten, quizvragen en mogelijk opnames, dus beeld en geluid moeten tegelijk werken. Denk naast actieve speakers en draadloze microfoons ook aan HDMI-kabels, stekkerdozen, geheugenkaarten en powerbanks. Met deze boodschappenlijst controleer je vooraf de techniek, ontvangstmaterialen en inrichting, zodat je op de dag zelf niet nog naar ontbrekende kabels of bekers hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Camera'saantal 3
Camerastatievenaantal 3
Geheugenkaartenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Ringlampenaantal 2
Green screen
Presentatieklikkeraantal 2
Portofoonsaantal 8
USB-kabelsaantal 10

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Pijlbordjesaantal 12
Fotopropsaantal 20
Prijzenaantal 15

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Gemberbier - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute popcorn - 6 zakken
- Mini pretzels - 5 zakken
- Rijstcrackers - 5 pakken
- Gemengde noten - 4 zakken
- Rozijnen - 3 zakken
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 6 dozen
- Mini muffins - 6 dozen
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Kruidenkaas - 6 bakjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Vegan kaas - 1 kilo
- Crackers - 12 pakken
- Stokbroden - 18 stuks
- Wraps - 12 pakken
- Kipfilet beleg - 2 kilo
- Hummus wraps - 120 stuks
- Mini broodjes - 150 stuks
- Kruidenboter - 8 bakjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Vuilniszakken voor recycling - 30 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 8 flessen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Voedselcontainers - 20 stuks
- Labelstickers - 2 rollen
- Dieetvriendelijke koekjes - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan wraps - 4 pakken

Tips

Plan voor elk interview of podiumonderdeel minimaal één draadloze microfoon en houd één reserve-exemplaar achter de hand. Test speakers, mengpaneel en microfoonstatieven uiterlijk 24 uur vooraf op dezelfde locatie.
Neem per laptop, beamer en camera minstens één passende HDMI- of USB-kabel mee en leg twee extra kabels klaar. Controleer bovendien of je genoeg stekkerdozen en verlengkabels hebt voor alle apparatuur bij de presentatietafel en opnamelocaties.
Bereken herbruikbare bekers, koffiekopjes, borden en bestek op het maximale aantal aangemelde bezoekers plus ongeveer 10 procent reserve. Zet serveerschalen en schenk kannen al klaar voordat de eerste fan binnenkomt.
Maak voor opnames een aparte techniekset met camera's, camerastatieven, geheugenkaarten, ringlampen en powerbanks. Neem per camera minimaal één lege geheugenkaart en een volledig opgeladen powerbank mee; lege kaarten worden vaak pas tijdens het programma gemist.
Leg naambadges, bezoekerslijst en een presentatieklikker bij de ontvangst- of presentatietafel en houd portofoons beschikbaar voor de crew. Spreek vóór opening één kanaal en een korte meldprocedure af, zodat vrijwilligers niet tijdens een interview hoeven te zoeken naar elkaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een YouTube-fanmeeting?: Reken op één draadloze microfoon per gelijktijdige spreker en minimaal één reserve. Voor een interview met twee creators zijn dus 3 microfoons praktisch: 2 in gebruik en 1 achter de hand.
Hoeveel bekers moet ik kopen voor een fanmeeting?: Neem per bezoeker minimaal 2 herbruikbare bekers en voeg 10 procent reserve toe. Verwacht je 100 fans, leg dan 220 bekers klaar; zo kun je rekening houden met omspoelen, zoekgeraakte bekers en extra gebruik.
Welke kabels heb ik nodig voor een YouTube-fanmeeting?: Neem per laptop of bron minstens één HDMI-kabel mee voor de beamer en één of meer USB-kabels voor randapparatuur. Leg daarnaast 2 extra HDMI-kabels en 2 extra USB-kabels klaar en controleer de aansluitingen uiterlijk 24 uur vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een fanmeeting testen?: Doe een volledige test uiterlijk 24 uur voor de bijeenkomst en herhaal een korte controle 60 minuten voor ontvangst. Test dan ook camera's, geheugenkaarten, ringlampen, microfoons, speakers, projectiescherm en alle stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.