YouTube-Fanmeeting: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung

Für eine YouTube-Fanmeeting brauchst du mehr als Getränke und ein paar Stühle. Neben Mobiliar gehören Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Kameras und passende Kabel auf die Einkauf- oder Leihliste. Plane die Ausstattung nach Besucherzahl, Raumgröße und Programm: Ein Interview mit mehreren Creatorn benötigt andere Technik als ein kurzer Meet-and-greet. Die folgende Checkliste hilft dir, fehlende Dinge rechtzeitig zu erkennen und Einkäufe sowie Abholungen sinnvoll zu bündeln.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KamerasAnz. 3
KamerastativeAnz. 3
SpeicherkartenAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
RingleuchtenAnz. 2
Green screen
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
USB-KabelAnz. 10

Dekoration

Hintergrundtuch
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
WegweiserAnz. 12
FotopropsAnz. 20
PreiseAnz. 15

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 4 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Säcke
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Salziges Popcorn - 6 Tüten
- Mini-Brezeln - 5 Beutel
- Reiscracker - 5 Packungen
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Rosinen - 3 Beutel
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 6 Kartons
- Mini-Muffins - 6 Dutzend
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Cracker - 12 Packungen
- Baguettes - 18 Stück
- Wraps - 12 Pakete
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilo
- Hummus-Wraps - 120 Stück
- Mini-Brötchen - 150 Stück
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Recycling-Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Lebensmittelbehälter - 20 Stück
- Etikettenaufkleber - 2 Rollen
- Diätfreundliche Kekse - 4 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Wraps - 4 Packungen

Tipps

Rechne bei den Sitzplätzen mit einem Stuhl pro angemeldeter Person und stelle zusätzlich einige Stehtische für Gespräche und Wartebereiche auf. Prüfe die endgültige Besucherzahl spätestens 3 Tage vorher.
Plane für jedes Funkmikrofon ein Ersatzmikrofon oder zumindest frische Batterien ein. Für Moderation, Interviews und Publikumsfragen sind meist 2 bis 3 Mikrofone praktisch.
Lege HDMI-Kabel, USB-Kabel und Verlängerungskabel bereits am Vortag zusammen und teste jede Verbindung mit dem Laptop. Halte mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Wenn du filmst, kalkuliere pro Kamera mindestens eine passende Speicherkarte und eine Powerbank oder einen geladenen Ersatzakku. Ringleuchten und Kamerastative sollten vor dem Einlass aufgebaut und ausgerichtet sein.
Stelle für Getränke und Snacks wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Besteck und Servierschalen bereit. Plane etwa 1 Becher pro Gast plus 10 Prozent Reserve und kläre Ernährungswünsche mindestens 48 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine YouTube-Fanmeeting an Technik?: Für ein typisches Programm brauchst du aktive Lautsprecher, 2 bis 3 Funkmikrofone, ein Mischpult, einen Laptop sowie Beamer und Projektionsleinwand. Für Aufnahmen kommen Kameras, Stative, Speicherkarten, USB- und HDMI-Kabel hinzu.
Wie viele Stühle brauche ich für eine Fanmeeting?: Plane einen Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen sind das 53 bis 55 Stühle; Stehtische entlasten den Sitzbereich bei Pausen.
Wie viele Becher und Teller sollte ich kaufen?: Rechne mit einem Becher pro Gast plus 10 Prozent Reserve. Für Teller und Besteck genügt bei einem einfachen Snackangebot zunächst je ein Set pro Person, bei mehreren Essensrunden solltest du 20 Prozent zusätzlich einplanen.
Wann sollte ich die Technik für die Fanmeeting besorgen?: Reserviere oder leihe Beamer, Funkmikrofone, Kameras und Lautsprecher mindestens 1 bis 2 Wochen vorher. Einen vollständigen Funktionstest mit Laptop, Kabeln und Stromversorgung solltest du spätestens am Vortag durchführen.

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