Yogaworkshop organiseren: checklist en planning

Een yogaworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen matten uitrollen. Leg eerst datum, programma, docent en locatie vast en werk daarna naar de deelnemerslijst, catering en materialen toe. In de laatste week controleer je de aanmeldingen, dieetwensen en reservering. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een goed geventileerde ruimte en geteste muziek en microfoon. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Docent en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Reservering definitief maken
Yoga- en geluidsmateriaal controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
Boodschappenlijst afronden
Yoga- en horecamateriaal inkopen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Naamkaartjes voorbereiden
Dranken koelen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Yogamatten uitrollen
2 personen
Yoga-accessoires klaarleggen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Thee- en waterpunt klaarzetten
Muziek en microfoon testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Welkom en programma toelichten
Yogaworkshop begeleiden
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Thee en snacks serveren
2 personen
Vragen van deelnemers beantwoorden
Avondprogramma begeleiden
Afscheid en feedbackkaart uitdelen
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Yogamateriaal verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 24
Yogablokkenaantal 48
Yogariemenaantal 24
Yogabolstersaantal 12
Meditatiekussensaantal 24
Dekensaantal 24
Oogkussensaantal 24

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 4
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Theeglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Theepottenaantal 3

Keuken

Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 4
Serveerlepelsaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Telefoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timer

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 24
Kaartjeshoudersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Stoffer en blik
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en docent vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en werk de deelnemerslijst minstens één keer per week bij, zodat catering en naamkaartjes op tijd kloppen.
Bevestig de locatie niet alleen mondeling: controleer ook wanneer je naar binnen kunt, waar tafels en stoelen staan en hoeveel stopcontacten beschikbaar zijn. Plan het openen van de ruimte ruim vóór de ontvangst.
Test draagbare speaker, draadloze microfoon, telefoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen vóór deelnemers arriveren. Een korte muziek- en microfooncheck voorkomt zoeken naar kabels tijdens de workshop.
Leg per deelnemer een yogamat klaar en zet accessoires zoals blokken, riemen, bolsters, meditatiekussens, dekens en oogkussens op vaste plekken. Zo hoef je tijdens de les niets meer uit te delen.
Richt thee- en waterpunt en ontvangsttafel apart in. Koel dranken vooraf, zet herbruikbare bekers en theeglazen klaar en controleer vóór opening of afvalbakken en schoonmaakmateriaal bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een yogaworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met datum, programma, docent en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaarstaat en bevestig de reservering uiterlijk in de laatste week.
Hoeveel yogamatten heb ik nodig voor een workshop?: Voorzie minimaal 1 yogamat per aangemelde deelnemer en houd bij voorkeur 1 extra mat achter de hand. Stem het aantal accessoires zoals blokken, riemen en bolsters af op het programma en het aantal deelnemers.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een yogaworkshop verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen uit bij de aanmelding en controleer de lijst nogmaals ongeveer 1 week vóór de workshop. Bepaal daarna de cateringhoeveelheden en rond de boodschappenlijst af.
Hoe vroeg moet ik op de locatie zijn voor een yogaworkshop?: Plan minimaal 60 minuten voor aanvang in om de ruimte te openen, te ventileren, matten uit te rollen en ontvangst en thee- en waterpunt klaar te zetten. Test muziek en microfoon voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.